9 étapes pour implémenter un Learning Management System

La mise en place d’un learning management system demande à la fois des ressources techniques, fonctionnelles et humaines. C’est pour cela qu’il est essentiel de considérer l’implémentation d’un nouveau système de formation en ligne comme un vrai projet et de lui attribuer une méthode appropriée.

En effet, une fois le choix de l’outil LMS effectué, la phase la plus intéressante et peut-être la plus complexe peut démarrer : l’implémentation.

Voyons ensemble les 9 étapes à suivre pour assurer le succès de la mise en place de votre plateforme LMS.

#1 Définir vos objectifs de mise en place et structurer le projet de e learning platform

Afin de mener à bien le projet, il convient de définir en amont vos objectifs et de structurer le projet à l’aide d’un rétro planning. Cela vous aidera à avancer par étape, en fonction des priorités et de garder le cap de la date de lancement définie. Cette première étape amont est également importante pour analyser vos besoins fonctionnels et spécifications en vue du paramétrage de l’outil.

Voici une timeline en 4 grandes étapes que nous utilisons au début du projet pour avoir une vue globale. Ces 4 étapes sont ensuite découpées en sous-étapes en fonction des besoins du client et reportées sur un calendrier précis.

La visualisation par étapes vous aidera également dans la constitution de l’équipe chargée de superviser et de déployer l’ensemble du système.

Construit en accord avec l’éditeur lors de la réunion de lancement du projet, ce calendrier commun des différentes étapes avec évaluation de la charge de travail est indispensable pour mener à bien votre projet de mise en place de plateforme LMS.

#2 Rassembler la meilleure équipe projet LMS

La mise en œuvre d’un LMS est un processus complexe. Il est essentiel de constituer une équipe qui puisse s’assurer que vous ne manquiez aucune étape importante. Quatre à six personnes sont généralement suffisantes. Ce nombre peut cependant varier en fonction de l’ampleur du déploiement du LMS et de la taille de votre organisation.

Voici une liste (non-exhaustive) des différents rôles pour constituer votre équipe :

• Sponsor du projet : le sponsor membre de la direction est le garant de la réussite du projet il peut s’agir du :
• Chef de projet : Il s’agit de la personne chargée de superviser l’ensemble du projet et qui sera le point de contact principal. Le chef de projet doit s’assurer que les délais, les budgets et la portée du projet restent sous contrôle. Il peut également gérer les détails quotidiens de l’exécution du projet.
• Responsable Application – Administrateur plateforme LMS : l’administrateur sera chargé de fournir des conseils sur les fonctionnalités et les configurations. Il/elle sera également responsable des tâches courantes associées au fonctionnement du système.
• Responsable technique : l’interlocuteur SI devient incontournable pour l’intégration dans l’écosystème des outils informatiques de l’entreprise.
• Référents Métiers : Spécialistes métiers en lien avec les sujets ou les cibles concernées

Votre environnement unique jouera un rôle central dans la détermination de la composition de votre équipe. Par exemple, si vous cherchez à ne gérer que quelques cours de conformité en interne, vous n’aurez peut-être pas besoin d’une équipe aussi importante. En revanche, si vous déployez l’outil LMS auprès de votre réseau de partenaires ou de distribution, vous aurez certainement besoin de plusieurs administrateurs de plateforme.

Si vous choisissez d’installer votre solution directement sur site, vous aurez besoin d’un spécialiste IT. Il pourra également vous aider dans la gestion des aspects techniques comme la migration des données, la configuration de l’outil LMS, l’interfaçage avec vos autres outils, la sécurité et d’autres exigences IT.

Vous devez également déterminer qui sont vos parties prenantes et qui doit faire partie de votre équipe élargie. Il peut s’agir d’experts métiers, d’utilisateurs finaux ou encore d’un Customer Success Manager chez vous ou votre fournisseur, qui sera là pour vous aider à gérer le processus de mise en œuvre. Enfin, vous devez désigner un groupe d’utilisateurs finaux pour tester le LMS et faire du feedback sur ce qui doit être amélioré.

Une équipe bien constituée sera la garante du succès de la mise en œuvre d’un système de gestion de l’apprentissage. Votre équipe doit travailler main dans la main pour mener à bien le projet.

Une communication continue avec l’équipe de l’éditeur est également essentielle, et c’est aussi à ce niveau qu’intervient le Customer Success Manager pour assurer la continuité et le bon déroulement du processus de mise en œuvre.

#3 Promouvoir la nouvelle plateforme LMS

Avant même sa sortie officielle, vous devrez communiquer sur l’implémentation prochaine du nouvel outil LMS.

Commencez par annoncer les mises à jour et changements de vos outils à apprenants. Puis expliquez-leur les raisons de l’arrivée de ce nouveau système d’apprentissage en ligne et les objectifs associés. Enfin, communiquez sur les bénéfices que pourront en tirer vos apprenants.

Au sein de votre équipe, il sera important d’avoir un.e Digital Learning Manager qui aura pour rôle d’envoyer les communications et de définir leurs contenus.

#4 Créer une expérience utilisateur unique

L’aspect graphique et visuel de votre portail de formation en ligne est la première chose que vos apprenants vont remarquer lors de leur connexion. Afin que cette première impression soit la meilleure possible, vous pouvez créer un portail à votre image et en adéquation avec les usages quotidiens de vos apprenants.

Ainsi, cette phase de créations graphiques et fonctionnelles consiste à définir les directives générales de votre Learning Management System.

On distingue deux phases :

• Définition des fonctionnalités et services à activer sur l’interface utilisateur
• Spécifications graphiques pour l’interface utilisateur : réalisation et validation du style et interface, création de maquettes pour l’interface utilisateur et les styles des contenus pédagogiques, réalisation et intégration de l’interface et style

#5 Intégration, paramétrages, norme LTI et testing du LMS

A cette étape, vous arrivez doucement vers la fin du projet de déploiement ! Il est alors temps d’installer la plateforme LMS sur vos serveurs, d’intégrer et importer vos données utilisateurs et vos contenus pédagogiques existants.

Au niveau du paramétrage, on parlera surtout des propriétés de la plateforme, profils utilisateurs, notifications, sécurité, extensions, etc., et de l’importation et/ou la création de contenus pédagogiques.

Enfin, n’oubliez pas la phase de test, car ne pas procurer l’expérience attendue par l’utilisateur est la dernière chose que vous voulez. Alors assurez-vous de tester :

• L’expérience utilisateur de bout en bout,
• Les expériences manager et formateurs,
• Les extensions et développements spécifiques,
• Passer en revue l’expérience administrateurs et auteur.

#6 Formation des utilisateurs clés aux activités du LMS

La formation des utilisateurs clés tels que les administrateurs et auteurs est une étape essentielle pour assurer le transfert de compétences/connaissances de l’éditeur. Veillez donc à ce que vos administrateurs généraux, de site, vos auteurs, tuteurs et formateurs soient bien formés à l’utilisation de l’outil LMS avant de le déployer.

Une base de connaissances peut également être mis en place par l’éditeur afin que vos utilisateurs clés aient accès à des ressources et puissent trouver des réponses à leurs questionnements rapidement et librement. De plus en plus, un système de certification est également mis en place pour évaluer et certifier les administrateurs sur l’utilisation de la solution.

#7 Communication autour du lancement du Learning Management System

Pensez à un plan Marketing et Communication accrocheur pour faire connaître votre nouveau dispositif de formation et donner envie aux utilisateurs de venir et revenir !

Besoin d’idées ? Selon vos moyens vous pourrez mettre en place :

• Un mail de lancement et la règle du jeu. Vous pouvez alterner messages institutionnels et humoristiques,
• Des affiches et stickers,
• Des goodies (mug, bouteille d’eau personnalisée, nettoyeur d’écran, boite à lunch, etc.),
• Une chaine TV avec des émissions et reportages,
• De la gamification avec obtention de badges ou certifications.

#8 Déploiement du Learning Management System

Le grand jour est arrivé ! Ca y est ! Vous avez réussi à planifier et à lancer votre projet auprès de vos apprenants !

Après le lancement, faites un point et assurez-vous que vous couvrez les étapes suivantes :

• Suivi des statistiques d’inscription / de connexion
• Prise en compte du feedback des utilisateurs

#9 Amélioration continue

Votre plateforme est déployée, cependant celle-ci est évolutive et devra s’adapter aux différents retours de vos utilisateurs et évolutions de votre organisation (usages, charte graphique, produits, gamification, etc.).

Plusieurs points sont importants après le lancement :

• Demande de feedback des utilisateurs (apprenants et administrateurs)

Vos apprenants sont les personnes pour qui vous avez mis en place cette plateforme. Recueillir leur feedback est essentiel pour faire perdurer le succès du projet. Assurez-vous d’avoir les fonctionnalités adéquates au sein de votre portail de formation ou à défaut, demandez-leur de vous faire des retours par un autre biais (enquête de satisfaction, point avec un manager, e-mail, etc.). Faites le point sur tous les éléments du portail y compris les aspects de certification, sociale learning, forum de discussion, reporting, expérience globale d’apprentissage, mobile learning, etc.

• Point à 3 mois avec l’éditeur

Un point de situation avec l’éditeur à 3 mois après le lancement est important pour corriger ou améliorer certaines fonctionnalités de votre learning management system et prendre en compte les premiers retours des utilisateurs.

• Plan d’actions qualité

Le Plan d’Action Qualité (PAQ) est le résultat de l’expérience des équipes de MOS – MindOnSite, et est issu de notre propre méthodologie. Ce PAQ présente les avantages suivants :

• Etre en mesure de régulièrement mesurer l’exploitation de la plateforme,
• Former régulièrement un ou des administrateurs pour les rendre le plus autonome possible,
• Mettre à disposition une plateforme qui prend en compte l’évolution du branding (interface revue tous les 2 ans),
• Prendre en compte les retours utilisateurs pour une amélioration continue orientée « besoins utilisateurs »,
• Favoriser la collaboration,
• Favoriser le contrôle de la qualité des prestations.

Les différents éléments du PAQ proposé par MOS – MindOnSite sont les suivants :