L’onboarding joue un rôle crucial dans la réussite d’une entreprise. Afin de garantir une transition efficace et performante des nouveaux collaborateurs, il convient d’éviter certaines erreurs potentiellement fatales. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir les principales erreurs à éviter et les répercussions d’un onboarding raté sur la santé de l’entreprise.
Processus d’onboarding : un levier stratégique pour engager et fidéliser les employés à long terme
L’onboarding est un processus qui regroupe un ensemble d’actions ayant pour principal objectif de faciliter l’intégration d’une nouvelle recrue au sein de l’entreprise. À l’heure actuelle, face à un marché de l’emploi instable, des difficultés de recrutement et des profils de plus en plus exigeants, les entreprises doivent faire preuve d’ingéniosité pour attirer et retenir les meilleurs talents.
L’instauration d’un processus d’onboarding cohérent et performant, en adéquation avec la culture d’entreprise, s’avère être un puissant levier d’engagement et de fidélisation des employés à long terme. En effet, selon une étude réalisée par Workelo¹, plus de la moitié des collaborateurs ayant bénéficié d’un processus d’intégration satisfaisant et réussi restent plus de trois ans au sein de l’entreprise.
Mettre en place un processus d’onboarding contribue d’autant plus à renforcer la marque employeur en démontrant la préoccupation de l’entreprise pour le bien-être physique et mental de ses employés.
¹ Source d’information : Workelo.eu – Les grands enjeux de l’onboarding [Infographie]
Quelles sont les erreurs à éviter lors du processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ?
1. Négliger la préparation de l’arrivée du nouveau collaborateur (pré-onboarding)
Le pré-onboarding représente la phase intermédiaire entre le recrutement et l’intégration du collaborateur au sein de l’entreprise. Il s’agit d’une étape cruciale à ne pas négliger pour préparer convenablement l’arrivée du candidat et faciliter ainsi sa prise de poste le jour J.
Par conséquent, il incombe au responsable ou au manager d’effectuer un ensemble d’actions telles que : informer les membres de l’équipe et assigner un « tuteur », aménager un bureau avec tout l’équipement nécessaire (ordinateur, ligne téléphonique, badge d’entrée, etc.), gérer les documents administratifs (contrat de travail, formulaires fiscaux), planifier une ou plusieurs sessions de formation pour se familiariser avec les procédures de l’entreprise. Ou encore, préparer le planning de la journée d’intégration (réunion de présentation, déjeuner de bienvenue, visite des locaux, activités de team building, etc.).
Les semaines précédant l’embauche, il est important de maintenir un contact permanent avec le collaborateur pour, d’une part, lui transmettre les informations essentielles à sa future prise de poste (documents à fournir, planning et horaires de travail, plan d’accès, etc.) mais également pour le rassurer et lui permettre de démarrer une expérience professionnelle sur une note positive et encourageante.
🚀 Nos conseils : pour réussir votre pré-onboarding, il est vital de se montrer organisé et ordonné afin d’être sûr de n’avoir rien oublié. Pour ce faire, établissez une checklist onboarding récapitulant les points essentiels à prendre en compte !
2. Un manque de clarté sur les attentes et objectifs de l’entreprise vis-à-vis du collaborateur
Lorsqu’un nouveau collaborateur intègre l’entreprise, il démarre son parcours professionnel dans un environnement qui lui est encore inconnu. Par conséquent, il est essentiel de communiquer au collaborateur les attentes liées à son rôle ainsi que les responsabilités associées à son nouveau poste, et ce, de manière claire et précise.
De plus, il convient de s’assurer que les objectifs globaux de l’entreprise soient alignés avec ceux de l’employé afin de favoriser une collaboration harmonieuse et concentrer les efforts de l’équipe vers la réalisation des objectifs en question.
Un manque de clarté et de transparence sur les attentes de la société vis-à-vis du collaborateur pourrait entraîner des incompréhensions ou des malentendus aux conséquences néfastes.
A contrario, dans une optique de réciprocité, il est également important d’échanger avec le collaborateur sur ses propres attentes vis-à-vis de l’entreprise, notamment sur ses objectifs de développement de carrière ou d’évolution au sein de l’organisation.
🚀 Nos conseils : organisez une réunion de présentation afin d’expliquer clairement la vision stratégique de l’entreprise ainsi que les attentes sur le rôle et les responsabilités, les performances attendues et les objectifs à atteindre. Encouragez une culture d’échange ouverte et transparente afin que l’employé se sente à l’aise à l’idée de poser des questions pour clarifier certains points.
3. Adopter une approche générique et impersonnelle du processus d’intégration
Chaque collaborateur dispose d’un profil unique (personnalité, compétence, expérience, intérêt), il est donc particulièrement recommandé d’adopter une approche individualisée du processus d’onboarding. En effet, la personnalisation de l’onboarding permet, d’une part, de renforcer le sentiment de valeur et de reconnaissance en démontrant l’intérêt réel de l’entreprise envers le collaborateur.
Dans cette optique, l’employé est perçu comme étant une personne unique et précieuse pour l’organisation plutôt que comme un simple atout stratégique supplémentaire. Cela permet d’engendrer un impact significatif sur la motivation, l’engagement et la rétention à long terme.
D’autre part, la personnalisation de l’onboarding en fonction du profil et des besoins du collaborateur, permet d’accélérer son intégration au sein de l’entreprise. Ainsi, ce dernier se sentira plus rapidement à son aise dans son nouvel environnement de travail, et par conséquent, plus rapidement productif.
🚀 Nos conseils : l’écoute et la communication sont les clés d’un onboarding personnalisé réussi, car cela vous permet d’identifier aisément les besoins et les attentes spécifiques de votre nouvelle recrue. Prenez également le temps de recueillir les témoignages/feed-back de vos employés en vue de réajuster votre stratégie d’intégration dans le but d’offrir une expérience toujours plus positive et engageante.
4. Proposer une formation inadéquate ou insuffisante
La formation est un élément phare du processus d’onboarding qui a pour principal objectif de familiariser le collaborateur avec la culture, la politique et les procédures de l’entreprise, ainsi que lui permettre d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de son activité.
Organiser des sessions de formation cohérente, structurée et pertinente démontre, d’une part, l’investissement de l’entreprise dans le développement de la croissance professionnelle. D’autre part, elle aide les nouveaux employés à prendre conscience des enjeux de leur rôle et responsabilités au sein de la structure.
La formation favorise également une intégration plus fluide au reste de l’équipe tout en permettant au collaborateur de s’aligner plus rapidement sur la vision et les objectifs de l’entreprise.
🚀 Nos conseils : investissez dans des dispositifs de formation en ligne complets en incluant des éléments de gamification afin de proposer à vos collaborateurs une expérience d’apprentissage plus personnalisée, immersive et engageante.
5. Une absence de communication/suivi régulier durant les semaines suivant l’intégration.
L’onboarding est un processus en continu qui ne se limite pas seulement au premier jour d’embauche, mais qui s’étend sur une période plus vaste pouvant aller de 3 à 6 mois, selon la politique de l’entreprise.
Encourager une communication ouverte et transparente tout en assurant un suivi régulier au cours des semaines qui suivent l’intégration sont d’une importance capitale. Tout d’abord, cela permet de vous assurer que le collaborateur s’adapte aisément à son nouvel environnement de travail, aux membres de l’équipe et aux contraintes de son nouveau rôle.
De plus, l‘avantage d’un suivi régulier dans l’onboarding vous permet d’identifier et de résoudre plus rapidement les problèmes potentiels en mettant en place des actions concrètes, ce qui au passage, contribue à renforcer le sentiment d’appartenance.
Accompagner pas à pas le nouveau collaborateur dans sa prise de poste permet également à l’entreprise d’analyser la stratégie d’intégration dans sa globalité et de mettre en lumière les points forts et les points faibles.
🚀 Nos conseils : pour instaurer un suivi adéquat dans le cadre du processus d’onboarding, vous pouvez planifier des réunions individuelles régulières ou organiser une table ronde avec les différents membres de l’équipe afin de faire un point sur la situation, récolter le feed-back des collaborateurs ou répondre aux éventuelles interrogations.
Quelles sont les répercussions et l’impact d’un onboarding raté pour l’entreprise ?
Un onboarding raté peut avoir des conséquences désastreuses aussi bien sur le plan financier que pour l’image employeur. Le saviez-vous ? Selon une étude réalisée par Workelo², le coût d’un onboarding raté s’élèverait aux alentours des 7 000 euros. Une somme conséquente. Cependant, au-delà de l’aspect purement financier, un processus d’intégration de mauvaise qualité peut potentiellement entraîner :
- Une baisse de la productivité : un processus d’intégration inefficace peut entraîner des incompréhensions ou des malentendus sur le rôle et les responsabilités du nouveau collaborateur au sein de l’organisation. Par conséquent, cela peut non seulement entraver la bonne entente entre les différents membres de l’équipe mais également retarder le déroulement des projets de l’entreprise.
- Un risque de turnover accru : selon une étude réalisée par Payjob, 6 salariés sur 10 décident eux-mêmes de rompre leur contrat pendant la période d’essai. Un employé désengagé ou mal intégré peut envisager d’explorer d’autres opportunités professionnelles. Une fuite de talents qui peut engendrer des dépenses supplémentaires extrêmement coûteuses à l’entreprise (campagne de recrutement, formation des nouveaux employés etc …).
- Une mauvaise réputation de l’entreprise : un onboarding inefficace peut nuire à la réputation de l’entreprise. En effet, un employé mécontent de son parcours d’intégration peut partager sa mauvaise expérience avec autrui, ce qui peut dissuader de potentiels talents de postuler aux offres d’emploi de l’entreprise. Des échos négatifs peuvent rapidement se répandre et impacter l’image de l’enseigne aux yeux de la clientèle ou des partenaires commerciaux.
² Source d’information : Workelo.eu – Les 10 chiffres clés de l’onboarding
