Dans un monde en constante évolution où les besoins des entreprises et des apprenants évoluent rapidement, la nécessité de recycler les ressources de formation devient impérative. Les mutations technologiques, les changements organisationnels et l’émergence de nouveaux métiers exigent une mise à jour constante des compétences et des connaissances. Cependant, créer de nouveaux contenus pédagogiques à partir de zéro peut être chronophage et coûteux.
C’est là que le recyclage des ressources de formation entre en jeu. En réutilisant et en adaptant intelligemment le matériel pédagogique existant, les organisations peuvent maximiser leur investissement dans la formation tout en répondant efficacement aux enjeux émergeants (évolution du marché du travail, mise à jour des objectifs business, etc.). Cette approche permet également d’assurer la pertinence et la durabilité des programmes de formation, tout en favorisant une utilisation efficace des ressources disponibles.
Dans cet article, nous vous proposons une méthode en 3 étapes pour recycler vos ressources de formation.
Etape 1 : Commencer par la centralisation des ressources.
Avant de pouvoir recycler efficacement les ressources et contenus de formation, il est essentiel d’avoir une vue précise de leur état et de leur utilité pour la formation.
Une première étape consiste souvent à rassembler et à répertorier les ressources existantes. Elle démarre généralement à petite échelle, avec une formation prioritaire ou un prototype sur un périmètre restreint. Les ressources peuvent être diverses : documents écrits, présentations, vidéos, simulations, exercices interactifs, applications logicielles, questionnaires, contenus e-learning existants, etc. Il est essentiel de ne pas négliger les ressources existantes qui ne sont pas encore considérées comme des ressources de formation, ainsi que les collaborateurs « ressources » qui peuvent transmettre des connaissances ou créer des documents utiles.
La forme du « centre de ressources » peut varier selon les besoins et l’entreprise : il peut commencer par un simple document répertoriant les ressources, puis évoluer vers un espace dédié, une plateforme en ligne répertoriant tous les contenus disponibles, ou tout autre format adapté.
Cette centralisation permet plus facilement de choisir quelles ressources recycler en lien avec ses besoins de formation. Elle permet également de suivre leurs évolutions et de réutiliser facilement ces ressources pour d’autres besoins de formation.
Etape 2 : Donner une seconde vie aux ressources existantes.
Dans leur cycle de vie, les ressources de formation sont pensées, créées, utilisées, parfois réutilisées, puis finissent par perdre de leur pertinence au fil du temps. Pour éviter l’abandon de ces ressources et tirer meilleure partie de l’investissement de départ, il est crucial de les entretenir et de les valoriser. Voici des pistes pour y parvenir :
Optimiser l’accès :
Un accès facile et clair aux ressources, que ce soit par le biais d’un « centre de ressources » dédié ou d’une organisation spécifique sur une plateforme de formation facilite leur utilisation. De plus, chaque contenu pédagogique doit avoir une utilité clairement définie et répondre à un besoin pour les collaborateurs afin de garantir une utilisation optimale.
Améliorer l’utilisation :
Des campagnes de communication ciblées ou des actions spontanées permette de mettre en avant les ressources existantes, en valorisant la pertinence de leur utilisation dans des contextes réels de l’entreprise et en informant les apprenants de leur mise à jour. Certaines ressources précieuses peuvent vite être méconnues ou oubliées par les collaborateurs si elles ne sont plus mises en avant.
Éviter l’obsolescence de vos ressources :
Les ressources doivent être constamment révisées et actualisées pour rester pertinentes. Une revue régulière du matériel de formation est essentielle pour garantir qu’il réponde toujours aux besoins actuels de votre audience d’apprenants.
Personnaliser l’expérience de formation :
Les ressources et contenus de formation peuvent être personnalisés en fonction des publics cibles, des niveaux de compétence et des retours spécifiques sur leur utilisation.
Réutiliser de manière créative :
La réutilisation des ressources existantes permet de répondre rapidement à de nouveaux besoins :
• Une amélioration de la forme à travers la technologie peut, par exemple, rendre un contenu plus pertinent en ajoutant une touche interactive ou ludique, avec des défis entre apprenants sur la base de quiz créés à partir de vos ressources existantes. Les documents écrits peuvent également être convertis en présentations interactives, les vidéos peuvent être décomposées en modules plus courts ou devenir interactives, et les exercices peuvent être intégrés dans des applications de gamification.
• Une transformation de l’utilisation d’une ressource avec des méthodes pédagogiques ou narratives permet d’accroître le transfert des connaissances et la montée en compétences ; les ressources existantes deviennent la base de classes inversées, d’activités collaboratives, de jeux de rôle pour expérimenter seul et en équipe, etc.
• Des nouveaux contenus et parcours de formation qui sélectionnent ou mixent les ressources existantes peuvent répondre rapidement à des nouvelles demandes de formation.
Le recyclage des ressources repose principalement sur la force créative de l’équipe de formation. Pour optimiser l’accessibilité, l’organisation, la revue et la communication, elle a besoin d’une vision claire des multiples besoins de formation dans l’entreprise. De plus, pour exercer pleinement sa créativité, cette équipe a besoin non seulement des moyens adéquats, mais aussi d’une expertise constamment mise à jour sur les dernières technologies et les méthodes pédagogiques.
Etape 3 : Créer des ressources plus durables dès le départ
La question de la pérennité est aujourd’hui fondamentale afin d’optimiser l’investissement dans les ressources de formation et d’éviter une production coûteuse et potentiellement inefficace. Si les ressources peuvent être recyclées, il est encore plus efficient de les penser durable dès le départ. Pour durer, la conception doit sélectionner des critères de durabilité, tout en restant flexible dans l’évolution possible des ressources afin de maximiser leurs cycles de vie.
Utilisation des principes agiles pour une conception flexible :
L’utilisation de principes agiles vise à rendre la création des ressources plus performante en prenant en compte le cycle de vie de la ressource, en imaginant plusieurs versions et en les testant en continu pour garantir leur pertinence :
- Définir le minimum viable : Il est essentiel d’identifier les éléments clés de la ressource pour que cette dernière soit pertinente et réutilisable dans le maximum de situation possible.
- Prototyper et tester : Une conception itérative permet de confronter la ressource à son public cible, et d’améliorer qualitativement et très rapidement la ressource.
- Évaluer et améliorer : À chaque version de la ressource, il est important d’évaluer son impact avec des instruments de mesure et de l’ajuster en conséquence pour répondre aux besoins réels des utilisateurs.
Dans la conception, le choix du format de la ressource reste une étape décisive qui est généralement guidée par l’objectif pédagogique, le besoin du public cible et le contexte de la formation. Pour imaginer une production plus durable, certains critères supplémentaires doivent être pris en considération.
Des critères importants pour le choix du format :
- Compétences techniques et souveraineté des contenus : Un format simple nécessite moins de compétences techniques, d’investissement et de temps pour réaliser ou modifier une ressource. De plus, il est avantageux si le formateur ou la personne en charge de la formation maîtrise les outils de création de contenu pour effectuer une mise à jour régulière.
- Efficacité pédagogique : Une ressource qui remplit efficacement son objectif pédagogique aura tendance à être utilisée plus longtemps.
- Stabilité du contenu : Des informations stables (ne changeant pas régulièrement) nécessitent des mises à jour moins fréquentes, impactant positivement la durabilité de la ressource.
- Adaptabilité du contenu : Un découpage fin des contenus et des objectifs uniques rend plus facile la réutilisation de la ressource dans plusieurs contextes similaire.
- Accessibilité et utilisabilité de la ressource : Une ressource accessible, répondant aux besoins spécifiques des collaborateurs (notamment handicap) peut être pleinement utilisée dans leur quotidien. Les fonctions de recherches avancées permettent à votre audience de retrouver plus facilement une ressource sur une thématique donnée grâce à des mots-clés.
- Économie de moyens : Une digitalisation sobre et cohérente avec les besoins de formation, le public cible et la culture de l’entreprise, évite les investissements inutiles.
Le choix des critères varie en fonction de l’entreprise. De plus, d’autres critères doivent potentiellement être pris en compte pour créer ces ressources durables. Pour maximiser l’investissement, la conception doit aborder dès le départ les composantes de durabilité, intégrer de manière pragmatique l’intervention des experts contenus et être soutenue par une stratégie de formation et une volonté de durabilité.
Comment s’assurer de la durabilité de cette démarche de recyclage des contenus de formation ?
Le recyclage des ressources représente une approche pragmatique pour éviter de réinventer ce qui existe déjà, contribuant ainsi à des économies d’échelle. Même sous forme d’actions isolées, ces initiatives peuvent engendrer un impact positif sur les finances de l’entreprise.
Il est possible de réimaginer la production des ressources dès leur conception, mais pour assurer que cette démarche est durable, elle doit être intégrée dans une stratégie de formation qui a elle-même des objectifs de durabilité à atteindre. L’équipe de formation doit pouvoir travailler sur les besoins immédiats de l’entreprise, mais également définir les besoins futurs et anticiper l’évolution des compétences.
Dans cette perspective, la collaboration entre l’équipe de formation et la direction est essentielle pour définir des objectifs communs et aligner la stratégie de formation sur les objectifs globaux de l’entreprise. Le processus de création de ressources doit également inclure au mieux les experts des contenus de la formation pour optimiser chaque étape du cycle de vie des ressources pour garantir leur exploitation et leur mise à jour.
Pour conclure, le recyclage des ressources permet de valoriser l’existant et de réduire des investissements inutiles. Avec une approche minimaliste et holistique de la création de ressource, il est possible d’avoir des ressources avec un cycle de vie plus impactant, que ce soit dans leur création, leur utilisation, leur réactualisation ou leur recyclage. Cette approche s’aligne également facilement avec les tendances du micro-learning et l’automatisation à l’aide de l’IA.
Si le recyclage des ressources peut avoir un impact positif, pour atteindre des objectifs de durabilité, la création de nouvelles ressources doit s’inscrire dans des initiatives plus larges, telles que l’harmonisation des besoins de formation des collaborateurs avec les objectifs durables à long terme de l’entreprise.
Article co-rédigé avec notre partenaire :
Quentin Gyger, Ingénieur pédagogique et associé Mesfin&Co chez MESFIN&Co
