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Learning Management System : Qu’est-ce qu’un LMS ?

Tout ce qu’il faut savoir sur le Learning Management System

Avec l’ère du digital qui envahit nos entreprises, peut-être avez-vous pensé à mener un projet de digitalisation de vos formations ? MOOC, SPOC, COOC, LMS,… Les solutions de Digital Learning sont multiples ! Difficile de choisir quand on ne les comprend pas très bien.

Dans cet article, nous vous donnons tous les éléments de base à connaître sur la solution de formation en ligne la plus complète : le LMS.

Qu’est ce qu’un LMS ?

LMS : les bases à connaître en vidéo

Dans une courte vidéo humoristique à la manière d’une Youtubeuse aguerrie, Elodie Primo, CEO de MOS — MindOnSite vous propose une belle introduction sur le « LMS : Learning Management System » .

Initiés ou non, vous découvrirez ce qu’est un LMS et le réel intérêt d’implémenter cette solution dans votre entreprise pour la formation de vos collaborateurs internes et/ou externes.

LMS : définition de l’acronyme

Comme l’explique Elodie dans la vidéo, l’acronyme LMS signifie :

  • Learning pour la formation, l’apprentissage,
  • Management pour la gestion et l’organisation des formations en ligne, des apprenants, du reporting, etc.,
  • System pour matérialiser le fait que l’on utilise un logiciel informatique.

Le LMS est donc un logiciel informatique qui permet de gérer l’évolution de la formation.

Le Learning Management System : à qui s’adresse t-il ?

Les LMS sont utilisés par les entreprises mais également par les institutions d’apprentissage telles que les universités, les établissements d’études supérieures ou les organismes de formation. Ils sont utiles à toute organisation souhaitant mettre la priorité sur le développement des compétences et des connaissances de ses apprenants, quels qu’ils soient : étudiants, employés, clients, partenaires, prestataires, etc.

Le LMS permet un apprentissage agile, mobile et même ludique grâce à l’intégration des principes de gamification et au social learning. Nous reviendrons sur ces notions un peu plus loin dans l’article.

En entreprise, certains secteurs d’activités sont plus appétant à l’intégration d’une plateforme d’apprentissage car plus adaptée aux populations-cibles adressées :

  • Retail : pour former les forces de vente internes et externes, bien souvent dispersées dans les boutiques à travers le monde. Spécialisée dans la vente d’article de mode, la marque-enseigne KIABI en est un bel exemple.
  • Médias et telecom : pour former les forces de vente et services après-vente en interne mais aussi les partenaires internationaux. Canal+ l’utilise pour former ses forces de vente partenaires.
  • Associations sportives et caritatives : pour former les bénévoles sur le fonctionnement de l’association, les événements et leurs rôles au sein de l’association/évènement,
  • Aéronautique : pour former les pilotes et le personnel naviguant sur mobile et tablette en mode déconnecté,
  • Santé et pharmacie : pour former les collaborateurs et les représentants commerciaux nomades,
  • Energie : pour former les collaborateurs mais aussi les prestataires partenaires. Les Services Industriels de Genève, SIG en ont fait l’expérience et augmenté significativement le nombre de partenaires formés,
  • Industrie : pour former les collaborateurs et suivre leur montée en compétences, comme Renault Trucks qui met la gestion des compétences au service de la performance commerciale à l’international,
  • Banque & assurance : pour maintenir les connaissances des conseillers commerciaux à jour et être alignés avec les certifications demandées par le secteur d’activité.

Quelques cas d’usages du LMS en entreprise

Les systèmes de gestion de l’apprentissage en ligne peuvent avoir plusieurs fonctions :

Comment fonctionne un Learning Management System ?

Maintenant que vous connaissez les cas d’usages principaux d’un LMS en entreprise, voyons comment celui-ci fonctionne.

Les plateformes LMS sont bien souvent composer de deux parties : le front-office et le back-office.

Le front-office correspond au portail apprenant, c’est le portail d’apprentissage en ligne. Selon la thématique ou son profil, l’apprenant pourra y retrouver divers contenus de formation et services tels que forums, blogs, badges, planning, etc.

Le back-office quant à lui est l’espace privilégié des administrateurs et auteurs pour la gestion et la création des contenus, ainsi que la gestion des apprenants.

Quels sont les avantages d’un LMS ?

Les plateformes LMS présentent de nombreux avantages, qu’ils soient pour les apprenants, les administrateurs, les managers ou encore les formateurs.

Pour les apprenants

  • Les plateformes LMS sont des solutions ATAWADAC, ce qui signifie : Any Time, AnyWhere, Any Device, Any Content. Les apprenants peuvent se connecter quand ils veulent, d’où ils le souhaitent, sur leur support préféré, pour suivre la formation choisie,
  • La formation à distance permet également une meilleure gestion de son emploi du temps de formation car l’apprenant peut se connecter quand il souhaite. Les contenus de formation restent disponibles sur la plateforme LMS,
  • De part la variété des contenus qu’il est possible d’y intégrer, les plateformes LMS permettent également à chacun de trouver les contenus et le style d’apprentissage qui lui correspond le mieux,
  • Les principes de gamification ou encore de social learning permettent de créer des communautés d’apprenants et renforcer le sentiment d’appartenance à un groupe.

Pour les administrateurs

  • Facilité de mise à jour des bases de données : apprenants et contenus,
  • Toutes les données sont regroupées au même endroit,
  • Simplicité d’accès au reporting sur le suivi des formations, les gestions des compétences, les certifications,
  • Maintien de la conformité exigée par le secteur d’activité,
  • Possibilité de faire connaître et rendre les parcours de formation plus attractifs grâce aux annonces, forums, notifications ou campagnes emailing.
  • Outils gain de temps pour faciliter la gestion de la formation : règles d’inscription, tableaux de bord, listes d’attente, notifications et relances, évaluations, outils de communication.

Pour les formateurs

  • Création de contenus directement depuis la plateforme LMS si celle-ci dispose d’un module d’édition de contenus,
  • Animation des communautés d’apprenants via des forums, blogs ou messagerie interne,
  • Création et mises à jour des sessions de formation,
  • Vue sur la progression des groupes d’apprenants.

Pour les managers

  • Gestion des équipes et vue sur la progression des collaborateurs,
  • Gestion des actions liées aux inscriptions des collaborateurs à des sessions ou parcours de formation,
  • Gestion des compétences et badges des collaborateurs,
  • Gestion des sessions de coaching prévues avec les collaborateurs de l’équipe,
  • Vue sur les actions à venir en lien avec la formation des collaborateurs via des notifications.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un LMS ?

En fonction de l’objectif de la mise en place d’une plateforme LMS, il est important de s’assurer que celle-ci comporte les fonctionnalités de base afin de pouvoir piloter convenablement votre stratégie de formation. En tenant compte des objectifs et des cibles d’apprenants, il peut être intéressant de retrouver d’autres fonctionnalités supplémentaires.

Fonctionnalités de base

A la mise en place d’une première plateforme de formation en ligne, les principaux usages sont la création et mise à jour de contenu et le suivi de la progression des apprenants. Cependant il existe d’autres fonctionnalités pour permettre aux différents utilisateurs une prise en main et utilisation optimale :

  • Editeur de contenu intégré : comme expliqué plus haut, il est important de s’assurer que la plateforme LMS choisie intègre un module de création de contenu afin que les administrateurs et formateurs puissent créer des contenus et parcours de formation, ou encore des exercices et des quiz,
  • Reporting : il est essentiel de pouvoir extraire de la donnée relative à vos contenus de formation ou vos apprenants. Cela vous permettra d’évaluer la performance de votre dispositif et mettre en place des actions correctives,
  • Responsive : une plateforme responsive vous permettra de donner aux apprenants la possibilité de se former à distance, en dehors du bureau grâce à une plateforme accessible depuis PC, tablette ou smartphone,
  • Interfaçage : l’intégration avec vos systèmes d’informations ou logiciels déjà présents dans votre organisation peut vous permettre de rendre votre dispositif de formation encore plus efficace et de gagner du temps sur certains tâches,
  • Notifications et annonces : marketer votre formation vous permettra de faire connaître votre dispositif de formation à vos public cibles grâce à des notifications, annonces ou encore des campagnes mailing,
  • Gestion multi-sites : une gestion décentralisée vous donnera la possibilité de créer des espaces ou portails distincts selon vos cibles d’apprenants ou thématiques de formation,
  • Blended Learning : si vous souhaitez gérer plusieurs types de contenus tels que le eLearning, le présentiel, le coaching ou encore les classes virtuelles en une seule plateforme, il est essentiel de s’assurer que la plateforme gère le Blended Learning, c’est à dire les modalités d’apprentissage synchrones (présentiel, classes virtuelles, coaching) et asynchrones (eLearning, présenttions, quiz, vidéos, podcasts, serious game, etc.)
  • Disponibilité multi-lingue : afin que vos cibles d’apprenants aient accès aux contenus dans leur langue natale ou préférée.

Fonctionnalités supplémentaires

  • Personnalisation de la plateforme : pour renforcer votre image de marque et avoir un rendu plus attractif pour vos différentes cibles d’apprenants, l’option de marque blanche ou portail personnalisé est essentiel. La personnalisation peut s’effectuer à plusieurs niveaux : graphique et/ou fonctionnel.
  • Mobile Learning friendly : grâce à une app mobile, les apprenants auront accès à leurs formations depuis leurs smartphones ou tablettes, en mode connecté et même déconnecté dans certains cas,
  • Certification : un module spécialisé vous permettra de gérer les certificats et habilitations en masse, ainsi que leur renouvellement automatique et l’envoi de certificats personnalisés,
  • Social Learning : pour animer les communautés d’apprenants grâce à des blogs, forums, messagerie ou encore de nouvelles fonctionnalités telles que l’UGC (User Generated Content),
  • Gamification : les leviers du jeu au service de la formation à distance ont bien souvent des effets positifs sur la motivation des apprenants. Cela peut passer par l’obtention de badges ou de points, des classement « top learners » ou encore des duels entre apprenants,
  • eCommerce : pour mettre en vente vos formations directement depuis votre plateforme de formation en ligne,
  • Gestion des compétences : pour intégrer un référentiel de compétences et faire le lien avec la formation.

Guide : Comment choisir sa plateforme LMS au sein de son organisation ?

Tout d’abord, il est important de savoir qu’il existe deux types de plateformes LMS : les plateformes open sources et les logiciels propriétaires.

Open source LMS

Un LMS Open Source est un programme créé par une communauté de contributeurs. Il est mis à la disposition de tous gratuitement. Par exemple, Moodle est une plateforme open-source et une des plus connues.

Les LMS Open Source sont généralement utilisés dans le cadre de mise en ligne de MOOCs. Les MOOCs (Massive Open Online Courses) sont des programmes de formation ouverts au plus grand nombre et diffusés sur Internet.

Les LMS open-source sont historiquement utilisés par les universités et écoles de l’enseignement supérieur. Ils ont fait leur entrée que récemment dans les organismes de formation puis les entreprises.

En choisissant ce type de LMS, l’entreprise accède au code source de la plateforme et la paramètre en fonction de son besoin et usage. Ainsi, il est important de s’assurer de disposer en interne d’un ou plusieurs personnes qualifiées pour effectuer toutes les tâches techniques essentielles :

  • installation sur le serveur,
  • configuration de la plateforme LMS,
  • adaptation de l’outil aux besoins de l’organisation,
  • maintenance.

Un LMS Open Source est généralement gratuit cependant de plus en plus, pour pouvoir accéder à des fonctionnalités supplémentaires ou à du support, certaines options tierces sont payantes. De plus, les services de mise en place, le paramétrage et la formation doivent être pris en compte car ils représentent un coût et une charge de travail non négligeables.

LMS propriétaire

Un LMS propriétaire est un logiciel développé par une société privée, également appelée éditeur. Le LMS propriétaire se distingue du LMS Open Source sur deux points principaux :

Solution de formation digitale clés en main :

  • L’organisation qui bénéficie d’un LMS propriétaire n’a pas à s’occuper des paramétrages et autres configurations informatiques nécessaires à l’installation et la mise en ligne,
  • Les utilisateurs sont généralement accompagnés dans la prise en main de l’outil et aucune connaissance technique préalables n’est nécessaire,
  • L’éditeur prend en charge la maintenance de l’outil.

Un LMS propriétaire est payant.

  • Il existe différents modèles de tarification que nous verrons un peu plus bas. Il peut s’agir d’une tarification par apprenant, par nombre d’inscriptions à un parcours de formation, ou à la consommation,
  • A savoir que le coût intègre la maintenance et les mises à jour de la plateforme. Ce qui en fait une différence majeure avec un LMS Open Source puisque qu’un logiciel propriétaire va évoluer régulièrement, et les nouvelles fonctionnalités sont mises à disposition gratuitement au fil des évolutions,
  • La mise à disposition des nouvelles fonctionnalités et la formation des équipes sont prises en charge par l’éditeur.

Et après ?

Au delà de ces éléments, et avant de vous lancer dans le choix de votre nouvelle plateforme LMS, plusieurs critères nous semblent importants :

  • Faites un audit de l’existant au niveau organisationnel, fonctionnel et technique,
  • Réfléchissez aux expériences utilisateurs (apprenants, managers, formateurs, administrateurs) que vous souhaitez proposer,
  • Définissez votre cahier des charges. Cela vous permettra de structurer votre projet, de définir votre contexte et problématique et de déterminer les objectifs et résultats attendus,
  • Listez les fonctionnalités clés, importantes voire non-négociables pour vous,
  • Demandez des démonstrations aux éditeurs qui semblent répondre à votre besoin. Cette étape est importante, non seulement pour en savoir plus sur la solution mais également pour avoir un premier contact avec l’équipe de l’éditeur en question,
  • Renseignez-vous également sur les références de l’éditeur et demandez des études de cas clients.

Combien coute un Learning Management System ?

Comme vu précédemment, un LMS open source sera bien souvent mis à disposition gratuitement, cependant cela engendre d’autres frais car l’organisation devra engager une personne pour s’occuper de la mise en ligne et la maintenance. Concernant les LMS propriétaires, il existe deux modèles principaux qui vont déjà impacter le coût de mise à disposition.

LMS On premise

Un LMS on premise, c’est à dire hébergé en local, est enregistré sur le serveur local de l’organisation. Celle-ci est alors responsable de tout ce qui concerne le bon fonctionnement du LMS (stockage des données, confidentialité, système de développement, maintenance, etc). Ce modèle, plus « old-school, a un coût d’achat plus élevé car vous achetez le droit de propriété et d’utilisation du logiciel ainsi que les licences pour votre organisation.

LMS SaaS

Un LMS en mode SaaS (software as a service) est basé sur le cloud et signifie que le LMS sera hébergé sur un serveur internet et non un serveur local (par ex. : le disque dur d’un ordinateur). L’éditeur du LMS sera tenu responsable du bon fonctionnement du logiciel, du stockage des données et de la gestion complète du LMS.

En mode SaaS, plusieurs options de tarification sont généralement proposées :

  • Par utilisateur inscrit : Modèle au « forfait » pour un budget maîtrisé.
  • Par utilisateur actif / apprenant : Tarification à la consommation en phase avec l’utilisation réelle,
  • Par invité : Par pack pour marketer et renforcer l’attractivité de votre offre. (Modèle complémentaire adapté à la formation des populations externes).

Les différents logiciels disponibles sur le marché

Nous vous avons présenté les bases à connaître sur le LMS, son fonctionnement et son utilisation. Dans la jungle des différents acronymes, vous vous demandez sûrement quelle est la différence avec d’autres types de logiciels. Nous vous aidons à y voir plus clair.

LMS ou CMS ?

Un CMS est un Content Management System ou en français, SGC, Système de Gestion des contenus. Les CMS sont donc des logiciels permettant la gestion des contenus et sont beaucoup utilisés dans le cadre de création de site internet notamment. WordPress, Drupal, Wix ou encore Shopify, sont des CMS.

Un CMS est une plateforme de diffusion, plutôt passive, sur lequel du contenu est mis en ligne et consulté. A la différence, un LMS sera une plateforme plus active, grâce à laquelle les apprenants pourront interagir, répondre à des quizz ou envoyer des messages. Les administrateurs, formateurs et managers pourront également suivre la progression des apprenants, ce qui est impossible avec un CMS.

On parle aussi de LCMS : Learning Content Management System, une combinaison de LMS et CMS, pour une gestion complète de la formation et des contenus. En effet, le C pour Content (Contenu) signifie que toutes vos ressources pédagogiques (fichiers, textes, images, vidéos, audio, quiz, évaluations) composant vos formations en ligne peuvent être créés ou intégrés directement depuis votre logiciel LCMS. Un LMS disposant d’un éditeur de contenu est en fait un LCMS.

LMS ou SIRH ?

Un SIRH est un système d’informations des ressources humaines. Il permet la gestion des collaborateurs dans leur ensemble et recouvre toutes les activités RH (recrutement, entretiens, paies, congés, etc.) Le LMS peut y être rattaché, voire même intégré dans certains cas.

Le SIRH est donc un système d’informations, c’est à dire un ensemble de logiciels aux objectifs différents mais complémentaires. Le LMS quant à lui pour objectif unique la gestion de la formation des apprenants (collaborateurs, partenaires, forces de vente externes, clients).

LMS ou TMS ?

L’acronyme TMS est utilisé pour définir deux types de logiciels. On peut retrouver TMS pour Training Management System qui se focalise sur la gestion administrative, logistique et financière de la formation. Ou encore TMS pour Talent Management System couvrant la gestion de carrière et des compétences des collaborateurs.

Il peut y avoir des zones de recouvrement avec le LMS mais ces plateformes sont généralement complémentaires et peuvent s’interfacer.

LMS ou LXP ?

Un LXP ou Learning eXperience Platform est une plateforme de formation en ligne offrant aux apprenants une expérience de formation personnalisée. Elle s’appuie sur les mécanismes de l’adaptive learning à l’aide des données issues des évaluations, des recommandations, etc.

Le LMS s’adapte aux objectifs de l’entreprise pour mettre en place une stratégie de formation en ligne et appuie son succès sur les résultats obtenus. Le LXP, quant à lui, est plutôt tourné vers une expérience utilisateur optimale pour obtenir des résultats.

A savoir qu’aujourd’hui les LMS ont beaucoup évolués et certains incluent des fonctionnalités que l’on pourrait attribuer à des plateformes LXP, telles que : le social learning, les contenus personnalisés et personnalisables, l’UGC, la gamification, les communautés apprenantes, etc.

Et le LRS ?

Le LRS, Learning Record Store est une notion introduite depuis l’apparition des nouveaux standards du Digital Learning. En effet, xAPI ouvre la voix à de nouvelles formes de contenus, intégrant des interactions jusqu’ici impossibles avec le standard SCORM. Le LRS est principalement une base de données au service du LMS pour stocker les traces d’apprentissage.

Le Learning Management System : un atout majeur pour la montée en compétences de tout votre écosystème !

Vous l’aurez compris, la formation en ligne et les plateformes LMS sont un réel atout dans l’atteinte de vos objectifs. Qu’ils soient de nature commerciale ou autre, la formation permet la montée en compétences et l’élargissement des connaissances de vos apprenants. Grâce à la formation en ligne et à une plateforme LMS répondant à vos besoins, nul doute que votre dispositif sera un succès !

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Marion Garnier

Responsable Marketing chez MOS – MindOnSite

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