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Optimisation LMS : Assurez-vous d’avoir effectué toutes les intégrations nécessaires !

Pourquoi les intégrations ou interfaçages sont-ils nécessaires ?

Aujourd’hui, le Big Data est devenu une dimension essentielle pour le développement d’applications performantes et pour la pérennité des entreprises.

L’intégration désigne la compatibilité des programmes fournissant des informations clés sur les collaborateurs et les clients d’une entreprise entre eux. L’objectif étant de pouvoir croiser ces données afin d’automatiser certaines tâches, de gagner en fluidité, en productivité et d’améliorer les résultats de l’entreprise. C’est dans ce contexte que le Learning Management System doit être compatible avec les autres outils de l’organisation.

Quelles sont les intégrations à mettre en place sur votre LMS ?

L’authentification SSO pour un accès avec une seule authentification

La gestion des identités et des accès est aujourd’hui au cœur des enjeux de cybersécurité.

Il est important de pouvoir renforcer la sécurité des systèmes informatiques sans pour autant sacrifier l’expérience utilisateur.

L’authentification unique (ou identification unique – en anglais Single Sign-On) est une méthode permettant à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications ou sites web sécurisés en ne procédant qu’une seule fois à la saisie de son login et mot de passe.

L’avantage évident est que l’on offre ainsi une navigation plus fluide et transparente entre l’intranet ou une autre application métier de l’organisation vers la plateforme LMS. Et réciproquement sans blocage ni contrôles d’accès superflus, tout en conservant le suivi individuel de chacun.

L’interfaçage avec le SIRH pour une circuler fluide de l’information RH

Le SIRH (système d’intégrations des ressources humaines) permet de gérer la politique des Ressources Humaines de l’entreprise. Son périmètre a tendance à s’étendre, passant d’une simple administration du personnel à la gestion du capital humain au sens large. On parle ici de recrutement, paie, gestion des talents, analyse prédictive, etc.

Alors quand la plateforme LMS rencontre le système d’information de gestion des ressources humaines c’est une “mariage naturel”.

Le SIRH possède en effet un certain nombre de données qui permettent d’alimenter les caractéristiques de la base apprenants. Citons par exemple la date d’entrée, l’ancienneté, les données démographiques, les diplômes, la fonction, les grades hiérarchiques, le rattachement à un manager, une entité, un département, une région, etc. Tout autant de caractéristiques qui permettront de décider d’actions de formation ciblées, et de mettre en place des tableaux de bord pertinents dans le LMS. Ces informations sont donc indispensables au bon fonctionnement de la plateforme LMS et au succès des dispositifs de formation.

De la même façon, “en retour” les datas obtenus via le tracking des actions de formation par la plateforme LMS pourront être remontées dans le SIRH. Elles viendront alors enrichir les données de suivi des compétences et des portfolios des collaborateurs.

L’interfaçage avec un ERP

La vocation d’un ERP (entreprise resource planner ou PGI, progiciel de gestion intégré) est d’intégrer les informations issues de différentes origines dans une entreprise. Elles sont intégrées sous forme de modules dans une seule application et une base de données unique. Ces modules sont capables de couvrir un large périmètre de gestion, des achats et ventes à la gestion comptable et de production. Bref, ils permettent une informatisation quasi totale de la gestion de l’entreprise.

Tout comme avec le SIRH, on pourra ainsi appeler les données RH stockées dans l’ERP (module RH) afin de les utiliser directement dans le Learning Management System. Et en retour, l’historique des formations suivies et des nouvelles compétences acquises peuvent, à leur tour, être utilisées à travers le système RH intégrée à l’ERP.

L’interfaçage avec un CRM

Le CRM (customer relationship manager) est une solution informatique. Elle permet à une entreprise de gérer et d’optimiser sa connaissance client. Et ce, dans le but de le démarcher intelligemment, de mieux répondre à ses attentes, et ainsi de le fidéliser.

En intégrant une plateforme LMS à un CRM, on combine la puissance de la gestion clients/apprenants avec leurs données d’apprentissage. Le concept d’entreprise étendue prend tout son sens grâce à l’ouverture de portails de formation clients, partenaires ou fournisseurs. Des portails et des formations elearning auxquels on peut donner accès en combinant les informations détenues dans le CRM à celles obtenues via le LMS.

Quels sont les différents bénéfices de l’intégration d’un LMS ?

Un onboarding simplifié

L’onboarding est une étape crucial de l’intégration d’un collaborateur. Et lors de ses premiers jours dans une nouvelle entreprise, la nouvelle recrue peut vite se sentir débordée : entretiens avec différents membres de l’équipe, papiers administratifs à remplir, documentation produits, familiarisation avec les outils de l’entreprise, etc. Alors si l’on doit en plus retenir une dizaine de codes d’accès pour accéder aux informations, cela devient vite un calvaire.

L’interconnexion entre les différents logiciels de l’entreprise et notamment entre l’intranet et la LME permet à la nouvelle recrue une navigation fluide et un accès facilité. Il devient alors très facile de trouver les informations et formations intéressantes.

Un processus d’inscription aux formations automatisé

Lorsqu’une plateforme LMS est intégrée aux autres applications de l’entreprise, toutes les parties prenantes y trouvent des avantages : responsable de formation, service des ressources humaines, managers, tuteurs et formateurs.

Grâce à une intégration avec un SIRH, par exemple, la création des profils apprenants et leur incription aux formation est facilitée ! Fini les inscriptions manuelles ! L’équipe formation gagne un temps précieux sur les tâches administratives et peut se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

Un gain de temps sur les tâches administratives

Sur le plan administratif, les avantages d’une bonne intégration du LMS dans l’environnement IT de l’organisation sont évidents. Les tâches d’entrée de données, de maintenance et de corrélation avec d’autres outils prennent énormément de temps et sont parfois sujettes à des erreurs. Cependant, en automatisant l’interconnexion entre différentes applications, ces problèmes trouvent leur solution !

Le déroulement des tâches devient plus fluide, car chaque étape est exécutée plus rapidement et de manière sécurisée. Ajouter des apprenants à une liste de diffusion en un seul clic, faire remonter les erreurs des apprenants vers les questionnaires d’un module de formation en ligne, ou encore, comme mentionné précédemment, inscrire automatiquement les collaborateurs à des formations en fonction de critères prédéfinis deviennent des missions réalisables aisément grâce à l’intégration du LMS. En somme, pour garantir le succès de votre dispositif de formation, plateforme LMS et intégration sont étroitement liées et complémentaires !

L’intéropérabilité du LMS : la clé d’une adoption rapide

L’interopératbilité du Learning Management System avec les autres systèmes d’information de l’entreprise est souvent la condition clé d’une adoption rapide. Elle permet également un gain de temps effectif dans le déploiement de la solution et une optimisation de la gestion des données collectées. Ainsi, elle garantit de pouvoir les utiliser au mieux les données dans la durée.

Cette interopérabilité peut aussi s’effectuer sur certaines fonctionnalités. On pourra, si le LMS le permet, lancer un web service du LMS depuis une autre application tierce. Ce qui permettra de bénéficier de la fonctionnalité sans développement additionnel et sans toucher à l’intégrité des deux applicatifs.