Onboarding et formation en ligne : la combinaison gagnante ?

Qu’est ce que l’onboarding ?

Pour commencer, revenons sur la définition du terme « onboarding ». Anglicisme très connu car beaucoup utilisé dans le vocabulaire du voyage, notamment lors de l’embarquement dans un avion, que signifie-t-il en entreprise ?

L’onboarding ou intégration, représente la période durant laquelle votre nouvelle recrue va s’imprégner de son nouvel environnement de travail et de son nouveau rôle. C’est un moment privilégié pour créer une relation de confiance sur le long terme avec le nouveau collaborateur.

L’onboarding est devenu crucial pour les entreprises qui se sont rendu compte qu’un onboarding bien structuré et mené pouvait permettre une augmentation de la productivité jusqu’à 70%.

Quelles sont les étapes clés d’un onboarding réussi ?

Faire le bilan

Avant de vous lancer dans la création d’un processus d’onboarding, il est important de faire le bilan.

Peut-être n’avez- vous pas de processus défini à ce sujet, mais vous avez déjà sans doute des éléments existants que vous pourrez y intégrer.

Pour commencer, énoncez la vision, la mission, les valeurs et la culture de l’entreprise.

Regardez quelles ressources vous avez à votre disposition en terme d’outils, de formations, de documentation, etc.

Il sera aussi intéressant d’interviewer les différentes parties prenantes pour avoir un feedback qualitatif sur l’existant. Cela concerne les RH, les managers, les équipes, et aussi les dernières personnes à avoir intégrer l’entreprise. Cela vous permettra d’avoir une vue sur ce qui fonctionne bien ou moins bien. On aura alors une vision plus claire des axes d’améliorations à apporter.

Ce premier bilan vous permettra de définir des objectifs/axes d’amélioration et KPIs pour mesurer l’impact du process.

Pour mesurer le processus d’onboarding, il sera intéressant de se pencher sur les KPIs suivants :

• Taux de no-show
• Turnover à 2/6/12 mois
• Performances des commerciaux (pour les populations commerciales)
• Satisfaction clients (pour les services clients)

Prendre au sérieux le preboarding

Le preboarding est la période entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour d’entrée en fonction du nouveau collaborateur.

Ces quelques semaines ou mois, doivent être utiliser pour instaurer la confiance.

Pour cela, on pourra d’ores et déjà communiquer sur l’entreprise, ses valeurs, sa mission et donner du sens au nouveau collaborateur.

Cette période peut aussi être une superbe opportunité pour créer du lien avec le manager et les équipes en gardant un contact régulier. Et pourquoi pas, convier le nouveau collaborateur à des événements.

On pourra aussi envoyer quelques documents concernant des éléments structurels, de l’administratif ou encore le planning de la première semaine. Tout ça dans le but de faciliter l’entrée en fonction du nouveau collaborateur.

Engager avec l’onboarding

Le grand jour est arrivé, notre nouvelle recrue est prête à démarrer !

Lors de ces premiers jours, l’idée est de guider le nouveau collaborateur à travers les fondamentaux de l’entreprise : compréhension de l’organisation, intégration fonctionnelle et humaine, formations métiers.

Le côté humain est essentiel (notamment en cas d’onboarding à distance). On veillera alors à la bonne intégration et socialisation du nouveau collaborateur. La mise en place d’un parrain ou « buddy » peut être une bonne solution.

L’onboarding est aussi le moment pour prendre connaissance des livrables et la documentation plus en profondeur. On laissera donc du temps pour s’approprier le programme des premiers jours, le livret d’accueil, et le welcome kit.

Enfin, il est crucial de clarifier l’utilité et l’utilisation des outils mis à disposition pour le travail collaboratif, la formation, l’administratif, etc.

Exemple de onboarding type

Comment les portails de formation en ligne peuvent-ils soutenir le processus d’onboarding ?

Portail de formation en ligne : un soutien à chaque étape de l’onboarding

 Outil de soutien global, le portail de formation en ligne vous aide à toutes les étapes du processus d’onboarding :

• Preboarding
  • Amorcer le plan de développement du collaborateur
    • Identifier les points forts/faibles
    • Discuter du plan individuel de formation
    • Prendre en compte les souhaits de développement personnel
  • Informer et préparer le collaborateur à son entrée en fonction
    • Mise à disposition de formation / document
    • Inciter à s’informer grâce à des relances par mail/SMS
    • Demander au collaborateur de compléter son profil sur la plateforme
  • Onboarding
    • Intégrer le nouveau collaborateur dans l’entreprise
      • Portail onboarding en ligne à disposition
      • Permet de collecter du feedback
    • Intégrer le nouveau collaborateur à son poste de travail
      • Récolter du feedback collaborateur / manager sur la qualité du onboarding et des points à améliorer
      • Mise à disposition d’un formulaire d’étonnement en ligne

L’exemple d’un portail onboarding en vidéo

Les points clés à retenir pour un onboarding réussi

• Miser sur l’expérience collaborateur
• Créer du lien avant même l’arrivée
• Formaliser culture d’entreprise et valeurs
• Communiquer !
• Co-construire avec les parties prenantes
• Personnaliser à partir du socle commun
• Automatiser grâce aux outils digitaux
• Avoir une démarche agile
• Pourquoi pas faire appel à un expert

Nous souhaitons remercier Isabelle Vissuzaine, experte onboarding chez The Smart Model pour sa contribution à cet article.