Onboarding digital et formation en ligne : la combinaison gagnante

Définition : qu’est ce que l’onboarding ?

Pour commencer, revenons sur la définition du terme « onboarding ». Anglicisme très connu car beaucoup utilisé dans le vocabulaire du voyage, notamment lors de l’embarquement dans un avion, que signifie-t-il en entreprise ?

L’onboarding ou intégration, représente la période durant laquelle un collaborateur tout fraîchement recruté va s’imprégner de son nouvel environnement de travail et de son nouveau rôle. C’est un moment privilégié pour créer une relation de confiance sur le long terme entre le nouveau collaborateur, les équipes, les managers et l’organisation au sens large.

Cette période est extrêmement importante car elle va déterminer la première impression de la nouvelle recrue sur l’entreprise et ses parties prenantes. Sachant qu’un onboarding bien structuré et mené peut permettre une augmentation de la productivité jusqu’à 70%, les entreprises ont tout à y gagner.

Un processus d’onboarding se structure généralement en 3 parties clés :

• Pre-boarding : la période entre la signature de la promesse d’embauche ou du contrat et l’arrivée en entreprise de la nouvelle recrue. C’est une période très sensible et à la fois privilégiée où il sera important de créer du lien, répondre rapidement aux différentes questions posées et donner de la visibilité sur le rôle au sein de l’équipe et de l’organisation.
• Accueil : il s’agit ici de la première journée en entreprise de notre nouvelle recrue. Ce jour est crucial pour créer rapidement un lien de confiance et sentiment d’appartenance au sein de l’équipe et de la structure.
• Intégration : c’est la période de suivi de l’onboarding pour fidéliser et engager la nouvelle recrue. Cette étape qui s’étend sur une période assez longue (de 3 à 12 mois) est elle-même composée de plusieurs sous-étapes : accompagnement, ancrage et autonomisation.

3 étapes pour créer un parcours onboarding impactant

Faire le bilan

Avant de vous lancer dans la création d’un processus d’onboarding, il est important de faire le bilan.

Peut-être n’avez-vous pas de processus défini à ce sujet, mais vous avez déjà sans doute des éléments existants que vous pourrez réutiliser et intégrer dans votre onboarding.

Pour le construire de façon logique, vous pouvez partir des informations les plus générales : énoncez par exemple la vision, la mission, les valeurs et la culture de l’entreprise. Dans un second temps, intéressez vous aux informations structurelles dont pourrait avoir besoin votre nouvelle recrue et regardez quelles ressources vous avez à votre disposition en terme d’outils, de formation, de documentation, etc.

Il sera aussi intéressant d’interviewer les différentes parties prenantes de l’entreprise pour avoir un feedback qualitatif sur l’existant. Cela concerne le service RH, les managers, les équipes, et aussi les dernières personnes à avoir intégrer l’entreprise. Cela vous permettra d’avoir une vue sur ce qui fonctionne bien ou moins bien. Vous aurez alors une vision plus claire des axes d’améliorations à apporter.

Ce premier bilan vous permettra de définir des objectifs et indicateur clé de performance pour mesurer l’impact de votre processus d’onboarding.

Il sera par exemple intéressant de se pencher sur les KPIs suivants :

Pour les RH

• Taux de no-show (taux de nouvelles recrues qui ne se sont pas présentées à leur première journée),
• Turnover à 2/6/12 mois,
• Taux de satisfaction des employés à la fin de l’onboarding.

Pour les managers

• Taux de productivité/performance,
• Performances des commerciaux (pour les populations commerciales),
• Satisfaction clients (pour les services clients).

Pour l’entreprise

• Amélioration de la réputation digitale.

Prendre au sérieux le concept de preboarding

Comme mentionné plus haut, le preboarding est la période entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour d’entrée en fonction du nouveau collaborateur.

Ces quelques semaines ou mois, doivent être utiliser pour instaurer la confiance. Pour cela, on pourra d’ores et déjà communiquer sur l’entreprise, sa vision, ses valeurs, sa mission et donner du sens aux missions du nouveau collaborateur.

Cette période peut aussi être une superbe opportunité pour créer du lien avec le manager et les équipes en gardant un contact régulier. Et pourquoi pas, convier le nouveau collaborateur à des événements d’équipe.

On pourra aussi envoyer quelques documents concernant des éléments structurels, de l’administratif ou encore le planning de la première semaine. Tout ça dans le but de faciliter l’entrée en fonction de la nouvelle recrue et instaurer une atmosphère de confiance.

Engager avec l’onboarding

Le grand jour est arrivé, notre nouvelle recrue est prête à démarrer !

Lors de ces premiers jours, l’idée est de guider le nouveau collaborateur à travers les fondamentaux de l’entreprise : compréhension de l’organisation, de la culture d’entreprise, intégration fonctionnelle et humaine, formations métiers.

Le côté humain est essentiel (notamment en cas d’onboarding à distance). On veillera alors à la bonne intégration et socialisation du nouveau collaborateur. Cela passe par la mise à disposition d’un bureau et matériel associé et pourquoi pas, par la mise en place d’un parrain ou « buddy » qui sera la référence de votre nouvelle recrue en cas de question.

L’onboarding est aussi le moment pour prendre connaissance des livrables et de la documentation plus en profondeur. On laissera donc du temps à la nouvelle recrue pour s’approprier le programme des premiers jours, le livret d’accueil, et le welcome kit.

Enfin, il est crucial de clarifier l’utilité et l’utilisation des outils mis à disposition pour le travail collaboratif, la formation, l’administratif, etc.

Exemple de onboarding type

Une personne regarde en moyenne 150 fois par jour son smartphone (données Google) et la plupart d’entre nous disposent d’ordinateurs personnels. Il peut alors être tout à fait pertinent de digitaliser une partie de votre processus d’onboarding.

Cela permettra en période de pre-boarding de fluidifier la circulation de l’information et faciliter les échanges entre la nouvelle recrue et son manager/sa nouvelle équipe.

Harmonisation de l’onboarding

La digitalisation de tout ou partie du processus d’onboarding permet également d’harmoniser l’accueil des nouveaux employés. Tous auront le même niveau d’information avec un socle commun. La digitalisation vous donne également la possibilité de personnaliser le processus en fonction de différents critères propres à chaque organisation.

A l’heure où de plus en plus de collaborateurs recherchent la possibilité d’inclure du travail à distance dans leur vie professionnelle, un système d’onboarding digital donne une image moderne et dynamique de l’entreprise, prête et ouverte à ce genre de pratique.

Garder le contact, même à distance permet de créer un lien de confiance et de proximité grâce à l’envoi d’informations pertinentes en amont de l’arrivée de la nouvelle recrue.

Par ailleurs, toutes les informations sont regroupées au même endroit, et le suivi de la montée en compétences des collaborateurs est facilité :

• Points de suivi réguliers, planifiés à l’avance
• Vue calendrier des premiers jours, semaines
• Vue sur les formations à venir et sur la progression

Un mot de bienvenue et présentation de l’entreprise par les fondateurs / directeurs de l’entreprise sous format vidéo envoyé aux nouvelles recrues lors de leur premier jour permettra également de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise dès les premiers instants.

Comment les portails de formation en ligne apportent-ils une solution pour un processus onboarding réussi ?

Portail de formation en ligne : un soutien à chaque étape de l’onboarding

Outil de soutien global, le portail de formation en ligne vous aide à toutes les étapes du processus d’onboarding digital :

• Preboarding
  • Amorcer le plan de développement du collaborateur
    • Identifier les points forts/faibles
    • Discuter du plan individuel de formation
    • Prendre en compte les souhaits de développement personnel
  • Informer et préparer le collaborateur à son entrée en fonction
    • Mise à disposition de formation / document
    • Inciter à s’informer grâce à des relances par mail/SMS
    • Demander au collaborateur de compléter son profil sur la plateforme
• Onboarding
  • Intégrer le nouveau collaborateur dans l’entreprise
    • Portail onboarding en ligne à disposition
      • Permet de collecter du feedback
    • Intégrer le nouveau collaborateur à son poste de travail
      • Récolter du feedback collaborateur / manager sur la qualité du onboarding et des points à améliorer
      • Mise à disposition d’un formulaire d’étonnement en ligne

L’exemple d’un portail onboarding en vidéo

Les points clés à retenir pour un onboarding réussi

• Miser sur l’expérience collaborateur
• Créer du lien avant même l’arrivée
• Formaliser culture d’entreprise et valeurs
• Communiquer !
• Co-construire le système avec les parties prenantes
• Personnaliser à partir du socle commun
• Automatiser grâce aux outils digitaux
• Avoir une démarche agile
• Pourquoi pas faire appel à un expert

Nous souhaitons remercier Isabelle Vissuzaine, experte onboarding chez The Smart Model pour sa contribution à la rédaction de cet article.