Innover en formation grâce à l’onboarding digital
Le marché du travail, étant en constante évolution, incite les entreprises à mettre en place des stratégies efficaces et innovantes pour améliorer leur processus de recrutement, ainsi que le parcours de formation des nouveaux clients et employés fraîchement arrivés. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir de quelle manière l’onboarding digital, couplé aux outils numériques, facilite l’intégration des candidats en plus de révolutionner les méthodes d’apprentissage et formation en entreprise.
Qu’est ce que l’onboarding digital : définition
L’onboarding digital (traduit en français par « embarquement ») est un processus (en présentiel ou à distance) qui consiste à encadrer l’arrivée d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise.
En 2023, plusieurs enseignes de renom telles que Cdiscount, Sarenza, Sculpteo, LinkedIn, SeLoger ou encore Blablacar¹ incluent dans leur processus de recrutement un parcours d’intégration immersif et innovant pour permettre aux managers d’accompagner et faciliter la prise de poste du nouvel employé tout récemment embauché.
À savoir qu’il n’existe pas de plan d’intégration type, chaque entreprise adapte sa stratégie en prenant en considération divers critères (taille de la structure, moyens matériels et financiers, ressources, objectifs, etc. …).
Il est néanmoins important de préciser que l’onboarding est un processus en continu, qui débute au moment de la phase de recrutement et se poursuit jusqu’à plusieurs mois après l’intégration de votre nouvelle recrue au sein de la structure.
Onboarding digital : l’impact de la crise sanitaire mondiale sur l’accélération des processus digitaux
La crise sanitaire du COVID-19 a conduit à un ralentissement important de l’économie mondiale. Les confinements successifs, la fermeture des commerces non essentiels ou la généralisation du télétravail ont fortement fragilisé les entreprises qui n’ont eu d’autres choix que de s’adapter rapidement à la situation pour espérer tirer leur épingle du jeu.
En 2020, alors que le marché du travail n’a jamais été aussi instable, que le nombre d’offres d’emploi s’écroule avec des restrictions budgétaires à la clé, certaines entreprises décident de saisir « l’opportunité » pour réorganiser intégralement leur fonctionnement.
Ainsi, la mise en place du travail à distance pour les salariés a permis aux entreprises de poursuivre leur activité malgré les restrictions de déplacement. La digitalisation des formations via des plateformes e-learning a également permis de continuer à former les employés pour les rendre plus autonomes, opérationnels et maintenir ainsi la compétitivité de l’entreprise sur le marché. Enfin, l’adoption de l’onboarding digital dans le processus de recrutement (kit de bienvenue, entretien virtuel, prise de poste à distance, formation des nouvelles recrues en ligne …) a permis aux entreprises de continuer à embaucher malgré la crise afin d’accroître leur développement, booster leur croissance et pallier la pénurie de talents.
Comment l’onboarding digital révolutionne les méthodes d’apprentissage en entreprise ?
En matière de formation, la mise en place d’un processus digitalisé, couplé à l’intégration des nouvelles technologies (réalité virtuelle / augmentée), révolutionne les méthodes d’apprentissage en entreprise par rapport à une formation classique.
Quels sont les avantages d’un onboarding digital ?
- Une plus grande flexibilité : les nouveaux collaborateurs ont la possibilité de suivre une formation à distance, selon leur propre rythme et sans contrainte géographique, temporelle ou logistique. De plus, les ressources de formation en ligne sont accessibles et consultables à tout moment pour permettre au candidat de se remémorer les informations essentielles. Il s’agit là d’une excellente opportunité pour inviter les nouvelles recrues à s’immerger dans un processus de formation en continu, tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise.
- Une personnalisation complète du parcours de formation du candidat : le principal avantage qu’offrent les outils numériques est qu’il est possible de matérialiser n’importe quelle idée en vue de créer un parcours de formation personnalisé et sur-mesure, combinant ainsi les besoins du candidat aux objectifs de l’entreprise. Cette action va permettre à la nouvelle recrue de prendre connaissance des informations utiles et d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour son rôle au sein de la structure. Et pour une expérience d’apprentissage plus innovante, immersive et ludique, l’intégration de la notion de jeu (quizz ou défis en ligne, jeu de simulation, parcours d’aventure au moyen de la réalité virtuelle ou augmentée, etc. …) peut se révéler très bénéfique et contribue à accroître la motivation et l’engagement, à stimuler la créativité et à favoriser la mémorisation.
- Un suivi en temps réel : les plateformes de formation en ligne permettent aux responsables RH/formation et managers de l’organisation un suivi en temps réel de l’évolution et des progrès du candidat, s’assurant ainsi que les notions de base essentielles à sa prise de poste sont bien intégrées. De plus, le suivi en temps réel permet de mettre en lumière les éventuelles difficultés ou lacunes que peut rencontrer le candidat dans certains domaines. Une fois la ou les problématique(s) identifiée(s), les responsables peuvent mettre en place les dispositifs nécessaires pour aider la nouvelle recrue à gagner en compétences.
- Des économies financières : digitaliser le parcours formation de votre nouveau collaborateur permet à l’entreprise de réaliser des économies financières à tous les niveaux (déplacements, matériels informatiques, personnels de formation, etc. …). Ces économies financières pourront par la suite être réinvesties dans d’autres projets essentiels à la croissance de votre structure (publicité en ligne, création de contenus, externalisation de projets, etc. …).
L’onboarding digital révolutionne considérablement les méthodes d’apprentissage en entreprise, permettant ainsi à la nouvelle recrue de bénéficier d’un parcours de formation innovant, ludique et immersif. L’utilisation des outils numériques et digitaux facilite grandement le parcours l’intégration, de même que la formation du candidat aux nouvelles responsabilités de son poste au sein de la structure.
Quels solutions et outils d’intégration numérique utiliser pour faciliter l’onboarding digital des collaborateurs et clients ?
La mise en place d’un processus d’un onboarding digital réussi nécessite obligatoirement d’avoir conscience de l’importance d’utiliser des outils numériques pour faciliter l’intégration et offrir aux nouvelles recrues une expérience positive, enrichissante et engageante :
- Une plateforme e-learning, pour former les nouveaux collaborateurs en vue de les rendre immédiatement opérationnels. De plus, intégrer la notion du jeu au sein du parcours de formation permet au candidat de s’imprégner de la culture de l’organisation, de se familiariser plus rapidement à son nouvel environnement de travail et d’intégrer une importante quantité d’informations essentielles de manière amusante et ludique.
- Un chatbot ou un assistant numérique, pour assister les nouveaux collaborateurs dans leur prise de poste. Sa disponibilité permanente permet de répondre à toutes les questions récurrentes des nouvelles recrues de manière rapide et concise. De plus, l’usage d’un chatbot assure la centralisation de l’information en vue de simplifier les recherches et offrir un gain de temps non négligeable. Sa technologie aussi innovante que ludique modernise l’image de l’entreprise et séduit la jeune génération de travailleurs.
- Un logiciel de visioconférence ou autre support audiovisuel (GoogleMeet, MicrosoftTeams, Zoom …), pour échanger et planifier des réunions entre les différents membres de l’équipe sans contrainte géographique ou temporelle. Afin que votre nouvelle recrue se sente pleinement intégrée au reste de l’équipe, il est primordial de prévoir des échanges réguliers.
- Les canaux de communication interne (réseaux sociaux, messagerie instantanée, boîte mail) pour communiquer de manière fluide et instantanée avec les différents acteurs de l’entreprise (collaborateurs, managers, RH et supérieurs hiérarchiques). Ces derniers contribuent à créer un lien social entre les différents membres de l’équipe, ce qui favorise l’intégration de la nouvelle recrue.
- Un outil de collaboration (GoogleDrive, Trello, Klaxoon, Advanseez) pour la gestion des projets en interne. Ils favorisent le partage d’informations et de documents en temps réel, encouragent les interactions entre les membres de l’équipe et optimisent le travail de groupe. Un avantage majeur qui permet à la nouvelle recrue de se familiariser avec les projets en cours et de se sentir plus impliqué dans les activités de l’entreprise.
- Un outil de gestion des ressources humaines (RH), pour gérer la vie de l’entreprise (documents administratifs, système de paie, système de gestion du personnel, recrutement …). Une gestion interne cohérente et structurée contribue à améliorer l’expérience d’intégration de la nouvelle recrue au sein de l’établissement.
- Un outil de sondage ou questionnaire en ligne, ayant pour principal objectif de recueillir le témoignage du candidat suite à sa prise de poste au sein de l’entreprise. Il s’agit d’un excellent moyen pour les recruteurs d’identifier les besoins et les attentes de la nouvelle recrue, ainsi que de mettre en lumière les éventuelles difficultés rencontrées lors de l’intégration (problème de communication, difficulté d’adaptation, incompréhension des systèmes et procédures de l’entreprise, etc. …). De plus, le sondage peut être utilisé pour évaluer le niveau de connaissances et de compétences des nouvelles recrues en vue de leur proposer un plan de formation sur mesure, personnalisé et adapté.
Innovation et perspective d’évolution de l’onboarding digital
À l’ère du numérique, il est fort à parier que le processus d’onboarding au sein des organisations va être amené à évoluer grâce à la montée en puissance des outils numériques et de l’intelligence artificielle (IA).
Ainsi, pour continuer à recruter et à former de nouveaux talents, les entreprises devront faire preuve d’adaptabilité en se tenant régulièrement informées des avancées en matière de technologies en vue de les incorporer dans leur stratégie.
Dans le domaine du recrutement et de la formation des nouvelles recrues, l’utilisation de la réalité virtuelle ou augmentée (exemple : création d’une salle de réunion ou de formation virtuelle), combinée à l’intelligence artificielle, permettra notamment de proposer des expériences d’intégration et de formation toujours plus immersives et interactives en vue de préparer et faciliter la prise de poste du candidat.
