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Checklist onboarding : les 6 étapes clés pour réussir le processus d’intégration

Démarrer au sein d’une nouvelle entreprise n’est pas chose aisée. Pour faciliter l’intégration de leurs nouvelles recrues et démarrer la collaboration sur de bonnes bases, nombreuses sont les entreprises qui décident de mettre en place un processus d’intégration. Dans cet article, nous vous présentons la checklist complète des étapes à suivre pour réussir avec succès votre processus d’onboarding.

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L’onboarding RH : un système performant pour intégrer et fidéliser les nouveaux collaborateurs

Onboarding : Définition et objectifs

Le processus d’intégration, également connu sous le nom anglophone « onboarding », a pour principal objectif de préparer l’arrivée d’une nouvelle recrue au sein de l’entreprise.

En présentiel ou à distance, il se présente sous la forme d’un plan ou d’une feuille de route structurée regroupant un ensemble d’actions à réaliser avant, pendant et après la prise de poste du nouveau collaborateur. Cela peut inclure la présentation de l’entreprise, de sa culture et de ses valeurs, la rencontre avec les différents membres de l’équipe et leurs rôles au sein de la structure, un briefing clair, net et précis des attentes / enjeux du nouveau poste ou encore l’orientation sur les politiques et procédures de l’entreprise.

L’objectif de l’onboarding est de permettre à votre nouveau collaborateur de se sentir à l’aise, de s’acclimater facilement à son nouvel environnement de travail et de contribuer rapidement et de manière significative au succès de l’entreprise et à l’atteinte de ses objectifs commerciaux.

Le saviez-vous ? Selon une étude publiée par Workelo, 45% des démissions ont lieu durant la première année suivant l’embauche. La mise en place d’un processus d’onboarding est donc une étape essentielle et cruciale, qu’il convient de préparer avec la plus grande attention.

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Comment réussir son processus d’onboarding ?

Le monde du travail a évolué de manière significative ces dernières années. En 2023, la nouvelle génération de travailleurs place la dimension humaine et le bien-être au travail au cœur de leurs préoccupations, devant l’aspect financier. La mise en place d’un processus d’intégration est donc une opportunité pour offrir à votre futur collaborateur une image positive et dynamique de votre structure, lui permettant ainsi de se projeter plus facilement. Cependant, plusieurs critères / prédispositions sont à prendre en compte pour favoriser la réussite du processus d’onboarding :

  • Anticiper l’intégration du nouvel employé : préparer en amont l’embauche de votre nouveau collaborateur est primordial pour accueillir ce dernier dans les meilleures conditions possibles (documents administratifs, matériels informatiques, codes ou badges d’accès aux locaux de l’établissement, etc. …). Une bonne gestion du processus d’onboarding en interne permet à votre nouvelle recrue de se sentir immédiatement prise en charge, entourée et accompagnée en vue de se familiariser plus facilement et rapidement à son nouvel environnement de travail.
  • Offrir une expérience d’intégration complète, personnalisée et adaptée au profil du candidat : un processus d’intégration ne se limite pas à un simple café et un mot de bienvenue. Afin que la prise de poste de la nouvelle recrue soit efficace et opérationnelle, il est primordial d’offrir une expérience d’intégration personnalisée et adaptée au profil du candidat. Et pour rendre le processus d’intégration plus agréable et amusant, vous pouvez intégrer la notion de jeu (parcours d’aventure, jeu de société, jeu de rôle, escape game …). Cependant, il est important de préciser que l’utilisation du jeu doit être adaptée et cohérente avec l’image de l’entreprise et ne doit en aucun cas perturber le travail et la productivité de l’équipe.
  • Communiquer avec les différents acteurs de l’entreprise (collaborateurs, RH et supérieurs hiérarchiques) à chacune des étapes : la communication est un élément fondamental dans un processus d’intégration. Elle permet de clarifier les besoins et attentes de chacun des membres d’une équipe, de faciliter l’adaptation de la nouvelle recrue, de renforcer la confiance et la cohésion de groupe, ainsi que de résoudre les éventuels problèmes ou conflits et favoriser le bien-être de chacun. Une communication claire, fluide et transparente, est garante de la réussite des projets / objectifs de l’entreprise.
  • Analyser la stratégie de votre processus d’onboarding : mesurer les retours du processus d’onboarding est indispensable pour vous permettre de faire le point sur les éléments qui fonctionnent et ceux qui doivent être améliorés. Plusieurs facteurs clés (temps de transition, taux de rétention, degré de productivité, niveau d’engagement, satisfaction de la nouvelle recrue …) peuvent notamment vous aider à analyser l’efficacité de votre stratégie d’intégration.

Les 6 grandes étapes pour réussir le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise

À présent, découvrons la checklist complète des étapes à suivre pour réussir l’onboarding de votre nouvelle recrue au sein de l’entreprise :

Étape 1 – Recrutement : Définir des objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme

L’intégration d’un nouveau membre au sein de l’entreprise ne s’improvise pas et nécessite au préalable une certaine préparation.

Identifier et définir clairement les objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme est indispensable pour vous permettre de planifier au mieux l’intégration de votre nouveau collaborateur au sein de l’équipe et de prendre conscience de l’enjeu et des responsabilités de son nouveau rôle dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

 Étape 2 – Préparation de l’arrivée du candidat

La préparation de l’arrivée de votre nouveau collaborateur s’organise à différents niveaux afin de faciliter sa prise de poste le jour de l’embauche : informer et mobiliser les équipes pour le jour J, désignation d’une personne référente (mentor), planification du déroulé de la première journée d’embauche (visite des lieux, réunion de présentation, déjeuner de bienvenue …), préparation du poste et des outils de travail, vérification du système logistique (matériel informatique, ligne internet et téléphone, badge d’entrée …), ainsi que toute la partie gestion administrative (rédaction du contrat de travail, création des codes d’accès aux logiciels de l’entreprise …).

 Étape 3 – Premier jour d’embauche

Le premier jour de travail est crucial aussi bien pour le manager et son équipe que pour la nouvelle recrue. De manière générale, la première journée d’embauche est consacrée à la visite des locaux, à la présentation des membres de l’équipe, à l’installation dans le bureau et au règlement des dernières formalités administratives.

Au cours de la journée, le responsable peut éventuellement organiser une réunion d’accueil où il sera alors question de présenter l’entreprise, les différents départements, les membres de l’équipe et leurs rôles, en plus de faire un point sur les projets en cours ou à venir de l’entreprise.

Il sera également important de communiquer clairement les objectifs au nouveau collaborateur afin que ce dernier prenne conscience des responsabilités de son nouveau poste et de la manière dont il pourra contribuer à la concrétisation des objectifs de l’entreprise.

 Étape 4 – Période d’intégration

Durant cette étape, la nouvelle recrue a démarré sa prise de poste et est entièrement intégrée aux projets de l’entreprise, en collaboration avec les différents membres de l’équipe. La période d’intégration est cruciale, car elle va permettre aux supérieurs hiérarchiques d’avoir un aperçu des compétences du nouvel employé et de s’assurer que ce dernier a bien pris connaissance des enjeux / responsabilités de son nouveau rôle au sein de la structure.

Il est également important d’organiser régulièrement des réunions pour faire un point sur l’avancement du projet en cours, l’occasion pour votre nouveau collaborateur de poser des questions ou de se montrer coopératif en étant force de propositions.

 Étape 5 – Bilan de la période d’essai

Après quelques semaines au sein de l’entreprise, un bilan de la période d’essai est réalisé entre les supérieurs hiérarchiques et le candidat.

Ce bilan va permettre de vérifier que la nouvelle recrue s’acclimate convenablement à l’entreprise, dispose d’une attitude appropriée et possède les compétences nécessaires pour être en mesure de répondre à toutes les tâches qui lui seront confiées par la suite.

De plus, ce bilan permet de mesurer l’efficacité du processus d’intégration mis en place par l’entreprise, et qu’il y est une bonne entente et cohésion de groupe entre les différents membres de l’équipe.

 Étape 6 – Formation et suivi sur le long terme

Un bon processus d’intégration ne se limite pas à la fin de la période d’essai. Assurer un suivi et de la formation régulièrement sur le long terme est particulièrement important pour vérifier que la nouvelle recrue continue à bien s’intégrer à l’univers de l’entreprise.

De plus, un suivi à long terme permet de mettre en lumière les potentielles lacunes de votre recrue dans certains domaines, vous permettant ainsi de planifier des sessions de formation pour l’aider à acquérir plus de compétences.

 Quels sont les bénéfices du processus d’intégration dans la performance d’une entreprise ?

La mise en place d’un processus d’intégration peut se révéler très bénéfique pour la performance – rentabilité d’une entreprise à court, moyen et long terme :

  • Renforcer l’image de marque de l’entreprise ;
  • Augmenter le taux de rétention des employés et réaliser des économies financières en limitant les coûts liés à une campagne de recrutement ;
  • Permettre aux nouvelles recrues d’être immédiatement opérationnelles et par conséquent plus productives à la tâche ;
  • Améliorer la communication, la cohésion de groupe et le sentiment d’appartenance ;
  • Une meilleure connaissance et exploitation des ressources disponibles (logiciels, outils …), permettant d’améliorer la qualité du service client et d’augmenter ainsi le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Les résultats de la mise en place d’un processus d’intégration sont propres à chaque entreprise en fonction de la stratégie adoptée. Il n’existe pas de processus d’onboarding idéal, la meilleure démarche à adopter est d’établir un plan concret et structuré en fonction de votre établissement et de ses objectifs.