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Processus d’onboarding : quel est le rôle du manager ?

Au sein d’une entreprise, l’ensemble des acteurs (RH, recruteurs, managers) doivent travailler en étroite collaboration pour assurer un fonctionnement optimal de l’entreprise. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir le rôle spécifique du manager dans le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, ainsi que la manière dont ce dernier contribue à engager, satisfaire et fidéliser les talents de l’entreprise.

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Le manager : un acteur essentiel dans la réussite du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs

Le manager est un acteur essentiel dans la vie d’une entreprise. De la supervision des équipes à la prise de décision stratégique, en passant par la gestion des ressources, il assure la cohérence et la coordination des fonctions de l’organisation en vue d’atteindre les objectifs souhaités. Dans le cadre du processus d’onboarding, le manager joue un rôle crucial qui va permettre aux nouveaux arrivants de s’intégrer plus facilement à leur nouvel environnement de travail. En fonction de la taille ou du secteur d’activité de l’entreprise, le manager peut se voir confier diverses tâches et responsabilités quant à l’intégration d’une nouvelle recrue :

 1. Planification et organisation de la journée d’intégration du nouveau candidat

Le processus d’onboarding ne commence pas au premier jour d’embauche du candidat. Ce dernier doit faire l’objet d’une préparation attentive et minutieuse pour assurer la réussite de l’intégration de la nouvelle recrue au sein de l’entreprise.

De ce fait, le manager, en étroite collaboration avec l’équipe des ressources humaines, doit planifier la journée d’intégration du candidat à travers un programme d’onboarding complet et personnalisé (réunion d’accueil, visite des locaux, jeux de team-building, etc.).

De plus, le manager doit informer et préparer son équipe à l’arrivée d’un nouveau membre en expliquant clairement son rôle, tout en encourageant l’équipe à travailler en collaboration pour faciliter l’intégration de la nouvelle recrue.

Enfin, le manager doit échanger et communiquer régulièrement avec le candidat pour lui transmettre les informations nécessaires à son premier jour d’embauche (accès, horaires de travail, déroulement de la journée, etc.) afin de le rassurer et lui permettre d’intégrer l’entreprise en toute sérénité.

2. Accueil et présentation de l’entreprise et de l’équipe, le jour J

Le premier jour d’embauche est une étape cruciale qui va offrir à la nouvelle recrue une première impression de l’entreprise, ce qui va contribuer à influencer sa motivation, son engagement et sa satisfaction au travail à long terme. Le manager, garant de l’image de l’entreprise, doit accueillir sa nouvelle recrue en bonne et due forme dans le but de garantir une expérience satisfaisante, d’établir une relation de confiance et de créer une dynamique positive, et ce, dès le premier jour de travail. Ce dernier doit notamment :

  • Accueillir chaleureusement la nouvelle recrue, lui présenter l’entreprise et les différents membres de l’équipe ;
  • Proposer une visite de l’établissement et de ses locaux ;
  • Installer le nouvel employé dans son bureau et veiller à ce qu’il dispose du matériel nécessaire à l’exercice de son activité (ordinateur, fournitures de bureau, lignes internet et téléphonique, badge d’entrée, etc …) ;
  • Offrir un « Welcome Kit » contenant un manuel d’accueil avec des informations pratiques (présentation de l’entreprise, de ses valeurs et de sa politique, plan d’accès, horaires de travail, numéros de téléphone …), des mots de bienvenue de la part de toute l’équipe ou encore des goodies (mug personnalisé, stylo, carnet de notes, stickers, douceurs sucrées …) à l’effigie de l’entreprise.
  • Inviter la nouvelle recrue à un déjeuner d’accueil pour favoriser son intégration et échanger librement de manière informelle et spontanée.
  • Présenter au nouveau collaborateur son plan de formation et de montée en compétences ainsi que les outils digitaux et contenus de formation mis à sa disposition durant toute la période d’onboarding.

Le manager fait partie des personnes avec lesquelles le nouveau collaborateur va interagir fréquemment durant les premières heures / jours suivant son intégration, il est donc important de créer une relation saine et de confiance dès le départ.

3. Définition et clarification des attentes/objectifs de l’entreprise

Le manager dispose de compétences managériales indispensables qui lui permettent de piloter, guider et mobiliser son équipe avec aisance vers un objectif commun.

Dans le cadre du processus d’onboarding, le manager a pour rôle de communiquer clairement au nouveau collaborateur les objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme, en plus des attentes spécifiques liées à son nouveau poste. Cette action va permettre à la nouvelle recrue de prendre connaissance de la politique, de la culture et des valeurs de l’entreprise, mais également des responsabilités qui incombent à son nouveau rôle.

Pour ce faire, le manager peut organiser un entretien individuel avec le nouveau collaborateur pour discuter des intérêts mutuels ou planifier une réunion de présentation pour exposer les différents projets en cours de l’entreprise.

En outre, le manager doit également se montrer attentif et à l’écoute de son équipe pour répondre à leurs questions et s’assurer que tous les collaborateurs soient alignés sur la vision de l’entreprise en vue de réajuster sa stratégie si nécessaire.

4. Accompagnement et suivi sur le long terme

Une stratégie d’onboarding ne se limite pas à une simple présentation de l’entreprise et de son équipe. Cette dernière doit être pensée dans son entièreté pour offrir à votre nouveau collaborateur une expérience d’intégration complète, fluide et homogène.

De ce fait, il est de la responsabilité du manager d’assurer un accompagnement et un suivi sur le long terme afin de garantir que le nouvel employé s’intègre pleinement à la culture de l’entreprise, qu’il ne rencontre pas de problèmes particuliers et qu’il progresse de manière significative avec des objectifs communs à ceux de l’entreprise.

Ainsi pour y parvenir, le manager peut planifier des entrevues régulières avec le collaborateur pour faire le point, discuter de sa progression ou répondre à ses interrogations. Il est également important d’encourager une communication ouverte, transparente et honnête pour permettre à la nouvelle recrue de se sentir à son aise et d’exprimer librement ses préoccupations ou besoins sans crainte.

En optant pour un accompagnement et un suivi régulier, le manager pourra être en mesure de suivre efficacement la progression du candidat, d‘identifier rapidement les points forts et les points faibles, ainsi que les axes d’amélioration à apporter pour optimiser la performance/productivité du candidat.

Conseil aux dirigeants : pour impliquer les managers et leur donner toutes les clés en main pour réussir le parcours d’intégration du candidat, il est recommandé d’organiser des sessions de coaching et de formation, ou encore de rédiger une liste de contrôle récapitulant les points clés essentiels à prendre en compte.

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La relation manager – collaborateur : comment contribue-t-il à engager et fidéliser les talents de l’entreprise ?

Au-delà de ses compétences purement managériales, le manager joue un rôle déterminant dans la phase d’engagement et de fidélisation des talents au sein de l’entreprise. Selon une étude réalisée par Gallup, 50 % des salariés quitteraient leur entreprise à cause de leur manager.

Par ailleurs, la crise sanitaire mondiale a entraîné des changements significatifs dans le monde du travail, impactant notamment la relation entre le supérieur hiérarchique et les salariés. En raison des diverses restrictions imposées (distanciation physique, télétravail, fermeture des entreprises non essentielles), les organisations ont dû adopter de nouvelles méthodes d’intégration et de communication pour conserver une dynamique de travail positive.

Durant le processus d’onboarding, le manager contribue à engager et fidéliser le nouveau collaborateur de plusieurs manières, en :

  • Favorisant le sentiment d’appartenance : les employés qui bénéficient d’un sentiment d’appartenance jouissent d’un certain bien-être qui se reflète sur leur motivation, leur engagement et leur fidélité sur le long terme. Pour favoriser le sentiment d’appartenance, le responsable peut organiser des évènements pour permettre à l’équipe de créer/maintenir des liens (table ronde, activités de team building, happy hours etc.), en plus d’encourager une communication libre et transparente.
  • Reconnaissant le travail et les efforts de l’employé : se sentir reconnu à sa juste valeur est une grande source de bien-être et de motivation pour les employés. Qu’il s’agisse d’une petite ou grande réussite, le manager doit savoir se montrer reconnaissant du travail et des efforts fournis par les collaborateurs de l’entreprise. Ce dernier peut notamment émettre des commentaires positifs et encourageants à l’égard de son équipe, offrir des avantages ou organiser des évènements (déjeuner d’équipe etc …).
  • Encourageant le développement des compétences : un manager compétent et performant doit être en mesure d’identifier le potentiel en chacun de ses collaborateurs et leur offrir des opportunités de formation en vue de parfaire/développer leurs compétences. De ce fait, en encourageant la croissance professionnelle des collaborateurs, le manager contribue à renforcer leur engagement en leur offrant des perspectives d’évolution de carrière intéressantes.
  • Effectuant des feed-back constructifs : pour engager, motiver et fidéliser les collaborateurs, le manager doit être en capacité de fournir à ses équipes des feed-back constructifs sur l’état des projets de l’entreprise (avancement du projet en cours, travail accompli, objectifs restants à atteindre, points positifs ou négatifs …), en plus d’être force de proposition sur les axes d’amélioration possible en vue d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.