À l’heure actuelle, avec l’avènement de la technologie numérique, de plus en plus d’entreprises optent pour la digitalisation des services RH, y compris le recrutement et l’intégration des nouveaux employés au sein de leur structure. C’est dans cette perspective que nous vous invitons à vous pencher sur la digitalisation du processus d’onboarding, à prendre connaissance des avantages et des inconvénients ainsi que la limite de l’usage de la technologie numérique dans les fonctions RH d’une entreprise.
L’onboarding digital, c’est quoi ?
L’onboarding, traduit en français par « embarquement », est un processus d’intégration des nouveaux employés au sein d’une entreprise ou organisation. Il se décompose en une série de plusieurs étapes clés (présentation de l’entreprise et de sa culture, rencontre avec les membres de l’équipe, visite des locaux, installation au poste de travail etc …) permettant au nouveau collaborateur de s’adapter et de se familiariser plus facilement à son nouvel environnement de travail.
Cependant, depuis la crise sanitaire mondiale du COVID-19, les entreprises ont pour la plupart dû réorganiser leurs services RH, passant ainsi de l’onboarding traditionnel à l’onboarding virtuel, en vue d’assurer à minima les fonctions de recrutement et d’intégration.
L’émergence du numérique a d’autant plus facilité la transition en fournissant les outils nécessaires au bon déroulement du parcours d’intégration de la nouvelle recrue. Du logiciel de visioconférence aux solutions de suivi des tâches, en passant par des outils de signatures électroniques, le processus d’onboarding ne cesse d’évoluer.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’un onboarding digital ?
Digitaliser le parcours d’intégration d’une nouvelle recrue offre à l’entreprise de nombreux bénéfices :
Une économie de temps et une réduction des coûts
La digitalisation du parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise permet de gagner un temps précieux.
En effet, la montée en puissance des technologies numériques offre l’opportunité aux recruteurs d’automatiser certaines tâches du processus d’intégration en vue de faciliter le travail de l’équipe RH : présentation de la structure, envoi de documents administratifs, collecte d’informations personnelles au moyen d’un formulaire, formation en ligne etc …
En plus d’un gain de temps non négligeable, la digitalisation du processus onboarding permet également à l’entreprise de réaliser d’importantes économies financières, qui pourront ainsi être réinvesties dans d’autres domaines essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise (publicité ADS, création de contenus …).
Une réduction des erreurs administratives
L’informatisation des procédures RH permet de réduire les éventuelles erreurs administratives au profit d’un système entièrement automatisé (plateforme de gestion de données, formulaire électronique …). De ce fait, cela évite les tâches manuelles jugées répétitives, redondantes et chronophages, qui sont souvent la cause d’erreurs.
De plus, l’intervention des outils numériques dans le processus d’intégration du candidat permet de fluidifier les échanges, la collecte et la transmission d’informations. En cas d’imprévus, les responsables RH ont une plus grande marge de manœuvre pour intervenir et trouver une solution adaptée à la problématique.
Enfin, les solutions digitalisées d’onboarding permettent de centraliser les informations dans un seul et même endroit, en vue de faciliter l’accès à tous les acteurs de l’entreprise (collaborateur, manager, responsable RH …).
Un meilleur suivi du parcours d’intégration des nouveaux employés
Les solutions LMS (Learning Management System) sont des outils particulièrement efficaces qui permettent de suivre facilement et rapidement l’avancée du parcours d’intégration de la nouvelle recrue. En effet, grâce à ces outils, les responsables peuvent s’offrir un accès en temps réel aux tâches assignées au nouvel employé, au planning de formation en cours ou aux feed-back des superviseurs.
De plus, les employeurs seront en mesure d’évaluer de manière efficace et objective les performances des nouveaux collaborateurs. En cas de difficultés ou de lacunes quelconques, ces derniers pourront réajuster leur stratégie en mettant en place des actions concrètes afin d’aider le candidat dans sa progression et permettre ainsi à l’entreprise d’atteindre ses objectifs sereinement.
Cependant, même s’il existe de nombreux avantages à digitaliser le parcours d’intégration des nouveaux employés, il y a également certains inconvénients à prendre en considération, notamment :
Le manque d’interaction humaine et le risque de déshumanisation
La technologie numérique est un formidable allié qui permet aux employeurs de gagner du temps, de réaliser des économies financières, ainsi que de proposer des parcours d’intégration innovants, ludiques et immersifs au moyen de l’intelligence artificielle et de la réalité virtuelle ou augmentée.
Cependant, certains profils d’employés peuvent se sentir isolés ou exclus si la stratégie de communication de l’entreprise n’est pas au rendez-vous. Il est donc particulièrement important de trouver le juste équilibre entre digitalisation et interaction humaine afin que les nouvelles recrues n’est pas l’impression que l’entreprise cherche avant tout la rentabilité au profit du bien-être.
Pour ce faire, vous pouvez opter pour une approche hybride de l’intégration en vue de proposer une expérience plus complète et équilibrée. Certaines étapes du processus peuvent, par exemple, être effectuées à distance (entretien, formalités administratives, formation théorique …), tandis que d’autres pourraient être organisées en présentiel (visite des locaux, activités de team building, déjeuner d’affaires, formation pratique …).
Un piratage ou une défaillance technique du système informatique
Le principal danger du tout numérique réside dans le risque d’une défaillance technique majeure du système informatique (panne, crash des logiciels …), qui peut entraîner un ralentissement dans le processus d’intégration de la nouvelle recrue.
De plus, à l’ère du numérique, les piratages informatiques sont monnaie courante. Ainsi, en cas d’actes malveillants, les informations sensibles et confidentielles de vos collaborateurs telles que le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires, l’adresse postale ou les données médicales peuvent être compromises et entraîner leur perdition.
Les entreprises doivent prendre conscience des risques potentiels et faire preuve de vigilance en mettant en place des mesures de sécurité stricte, en plus d’effectuer régulièrement des sauvegardes de leur base de données en vue de minimiser les risques de perturbation du système informatique.
Un investissement humain et matériel important
La mise en place d’un processus d’onboarding digital nécessite un investissement humain et matériel plus ou moins important. Dans un premier temps, l’entreprise doit investir dans du matériel informatique de qualité avec en prime les logiciels, outils ou licences adéquates.
De plus, si vous ne disposez pas des connaissances ou compétences nécessaires à l’installation, à la mise en place ou à la configuration du système informatique l’intervention d’un tiers peut être requise, ce qui peut entraîner des coûts financiers supplémentaires.
Dans un second temps, la formation de l’équipe aux nouvelles procédures de recrutement et d’intégration peut se révéler fastidieuse. En effet, malgré l’évolution de la technologie numérique, tous les profils ne se sentent pas forcément à l’aise avec l’outil informatique. Selon une étude réalisée par Infopro Digital Études, 38 % des entreprises estiment que le manque de ressources et de compétences entraîne un frein à la digitalisation des processus RH.
Pour cela, il est important que les entreprises prévoient des sessions de formation pour leurs équipes afin de leur expliquer l’utilité, le fonctionnement et les enjeux que représente l’utilisation des outils numériques.
Les limites de l’utilisation du numérique dans le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs
Le monde évolue à vitesse grand V soutenu par l’émergence des nouvelles technologies numériques qui oblige les entreprises à réajuster en permanence leur stratégie afin de rester performante et compétitive.
Néanmoins, bien que l’utilisation du numérique puisse être bénéfique dans le processus de recrutement et d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise, il est essentiel de prendre conscience que la technologique reste avant tout un outil d’assistance et que cette dernière ne doit en aucun cas remplacer l’humain. L’objectif général étant de simplifier l’ensemble de la procédure RH pour gagner en temps et en efficacité et, par la même occasion, offrir ainsi à la nouvelle recrue une expérience d’intégration dynamique et positive.
De plus, l’utilisation de la technologie numérique doit être délimitée à travers un cadre bien défini afin de lutter contre la surdigitalisation qui peut entraîner des effets néfastes sur l’entreprise (manque de communication, dépendance à la technologie, perte de créativité ou sens de la réflexion, diminution de la capacité à résoudre des problèmes etc …) en plus d’altérer la culture d’entreprise.
Les employeurs doivent donc trouver un juste équilibre en conjuguant technologie numérique et interaction humaine. En adoptant ce type d’approche, l’entreprise peut non seulement bénéficier des avantages qu’offrent ces outils mais également renforcer leur marque employeur envers leurs collaborateurs. De nos jours, les candidats sont plus réceptifs à s’investir dans une entreprise où le bien-être prime sur la rentabilité.
