L’intégration des nouveaux collaborateurs est une étape cruciale en particulier dans un contexte où les entreprises font face à des difficultés de recrutement de plus en plus importantes, selon l’enquête « Besoin en main-d’œuvre 2023 » publiée par Pôle Emploi. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir l’importance du processus d’onboarding pour la rétention des employés, ainsi que les étapes essentielles à ne pas manquer pour aider les entreprises à mettre en place une stratégie d’intégration efficace et performante.
Onboarding : définition et chiffres clés
« L’onboarding » fait référence au processus d’intégration d’un collaborateur nouvellement embauché au sein d’une entreprise. Pendant cette période, qui peut durer de quelques semaines à quelques mois, le candidat va se familiariser avec la politique, la culture et l’organisation de l’entreprise, en plus de prendre connaissance des enjeux de son nouveau rôle et des attentes en matière de rendement.
La réussite du processus d’intégration repose sur la mise en place d’un programme onboarding complet et personnalisé qui peut se présenter sous différentes formes (réunion de présentation, visite des locaux, déjeuner de bienvenue …), bien que les activités moins conventionnelles (afterwork, happy hours, activités de team building) sont considérées comme étant plus marginales.
Véritable pilier de la marque employeur, le processus d’onboarding est d’une importance capitale qui peut entraîner un impact significatif sur la rétention des employés, leur engagement et leur productivité sur le long terme. Selon une étude réalisée par Glassdoor en 2021, les entreprises proposant un programme d’onboarding performant et bien structuré améliorent la rétention des nouveaux employés de 82 % et l’engagement des employés de 70 %.
Mais au-delà du taux de rétention, un processus d’onboarding efficace aide également à réduire le turn-over qui peut avoir des conséquences désastreuses sur la santé financière et économique de votre entreprise. En effet, le coût d’un onboarding raté s’élèverait aux alentours de 7 000 euros, selon une étude publiée par Workelo.
Les bonnes pratiques de l’onboarding : les 3 étapes essentielles à ne pas manquer !
Pour offrir à vos nouveaux collaborateurs un parcours d’intégration optimal, il est essentiel de proposer une expérience en continu qui se décompose en trois étapes clairement définies :
Étape 1 – Pré-onboarding : avant l’intégration du nouveau collaborateur
Le pré-onboarding représente la période qui précède l’arrivée du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Généralement, elle débute à partir de la signature du contrat de travail et se poursuit jusqu’au premier jour d’embauche.
Il s’agit d’une étape essentielle (à ne pas négliger) pour permettre à l’entreprise de s’organiser sur tous les aspects (administration, logistique, formation, etc.) afin d’offrir à la nouvelle recrue une expérience d’intégration complète, cohérente et optimale.
Le saviez-vous ? 83 % des entreprises déclarent ne pas se sentir suffisamment prêtes au moment de l’arrivée d’une nouvelle recrue, d’où l’importance d’une préparation rigoureuse et minutieuse afin que rien ne soit laissé au hasard (Source : Workelo).
Pendant cette période de transition, les responsables sont notamment invités à entretenir la communication avec le futur collaborateur (lettre de bienvenue, mail de confirmation sur les détails du poste, liste de documents à fournir etc …) afin de le familiariser avec la politique et les procédures de l’entreprise, lui offrir de la visibilité, le rassurer et le mettre en confiance avant son premier jour de travail.
Se sentir encadré, soutenu et attendu contribue non seulement à réduire le stress et l’anxiété, mais également à lutter contre les « renonciations de dernière minute ». En effet, selon une étude réalisée par le cabinet de recrutement Robert Half, environ 44 % des travailleurs ont déjà renoncé à leur emploi avant leur premier jour d’embauche, déclarant avoir « reçu une meilleure offre ». Une situation complexe qui peut entraîner de lourdes conséquences sur le plan financier.
Étape 2 – Onboarding : les premiers jours dans l’entreprise
En 2023, les tendances pour un onboarding réussi se dirigent vers une expérience plus complète, immersive et personnalisée afin de s’adapter à l’évolution du marché du travail, à la diversité des profils, ainsi qu’aux besoins spécifiques de chacun des candidats. En effet, qu’il s’agisse d’un étudiant en contrat d’alternance, d’un salarié en CDD / CDI ou même d’un cadre, il est important d’adapter le processus d’onboarding pour offrir une expérience d’intégration cohérente, homogène et performante.
Le jour de l’intégration, le responsable hiérarchique ou le manager doit se montrer particulièrement avenant et disponible afin de créer un sentiment d’appartenance et rassurer le nouveau collaborateur en vue de le rendre opérationnel le plus rapidement possible. Pour ce faire, vous pouvez organiser une réunion de présentation, réserver un déjeuner d’accueil avec tous les membres de l’équipe, planifier une session de formation ou encore attribuer un « mentor » dont le rôle va être de guider la nouvelle recrue dans ses premiers pas au sein de l’entreprise.
À noter que les activités d’intégration doivent être alignées à la culture d’entreprise pour favoriser l’engagement et la rétention des employés. Par exemple, si votre culture d’entreprise est basée sur la collaboration et l’esprit d’équipe, opter pour des activités engageantes telles que des jeux de rôle ou de groupe afin d’encourager le collaborateur à interagir avec ses nouveaux collègues et faciliter ainsi son intégration.
Étape 3 – Post-onboarding : la checklist des semaines suivant l’arrivée de l’employé
La phase du post-onboarding s’inscrit dans une démarche d’accompagnement continu de l’employé afin de s’assurer que ce dernier s’adapte bien aux contraintes de son nouveau poste, à son nouvel environnement de travail et à la culture de l’entreprise. De manière générale, un nouvel employé met entre six et huit mois pour être pleinement opérationnel et productif à la tâche (Source : Workelo).
Les semaines/mois suivant l’intégration de la nouvelle recrue sont donc tout aussi importantes, et les supérieurs hiérarchiques doivent continuer à optimiser le processus d’onboarding en organisant, par exemple, des réunions de suivi hebdomadaire. Une courte entrevue pour faire un point sur la situation actuelle, recueillir le feed-back du nouvel employé, discuter de ses progrès ou répondre à ses interrogations.
Cette réunion permet également au responsable d’identifier les besoins de l’employé et de mettre en place les solutions adéquates (aménagement de travail spécifique, ajustement des horaires, programme de mentorat etc …) afin que ce dernier se sente pleinement considéré, ce qui aide à maintenir une dynamique de travail saine et positive.
De plus, pour permettre à la nouvelle recrue de parfaire ses connaissances actuelles ou d’acquérir de nouvelles compétences, il peut être utile de mettre en place un programme de formation en continu qui peut se présenter sous diverses formes telles qu’une formation en présentiel, une session de coaching ou de mentorat, ou encore une formation en ligne. Un investissement judicieux qui peut aider à booster la productivité et la motivation, tout en renforçant la compétitivité de l’entreprise sur le marché du travail.
Quelles sont les solutions de formation en ligne pour créer un parcours d’onboarding ?
Pour fournir à vos nouvelles recrues une expérience de formation unique, innovante et immersive, les entreprises peuvent se tourner vers des dispositifs de formation en ligne appelés LMS (Learning Management System) ou LXP (Learning Experience Platform).
Les LMS sont des plateformes spécialement conçues pour créer, gérer et diffuser des contenus pédagogiques. Elles offrent aux apprenants une expérience de formation digitale complète qui peut couvrir un large éventail de domaine, tout en proposant aux administrateurs une gestion centralisée et simplifiée de la formation.
Les LXP (Learning Experience Platform), quant à eux, sont des plateformes de formation qui proposent une expérience d’apprentissage plus inclusive et personnalisée. Contrairement aux LMS, ce type de plateforme utilise l’intelligence artificielle (IA) combinée à un système d’apprentissage automatique qui s’adapte en fonction des besoins et des préférences de l’utilisateur.
En revanche, bien qu’il existe de nombreux autres dispositifs de formation en ligne, certains se démarquent à travers des fonctionnalités plus avancées et une conception globale plus réfléchie. MOS Chorus, par exemple, est une plateforme de gestion de formation en ligne multilingue très complète proposée par MindOnSite. Cette dernière propose une expérience d’apprentissage plus personnalisée, adaptative et engageante afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Dotée d’une interface ergonomique et intuitive, elle offre de nombreuses fonctionnalités :
- Personnalisation de l’interface utilisateur (design, ergonomie, univers de marque, fonctionnalités, etc …) ;
- Création d’un parcours formation interactif qui peut se présenter sous différentes formes (MOOC, classe virtuelle, coaching, questionnaire …) ;
- Ajout des extensions MOS Virtual Classroom, MOS Marketing Funnel ou MOS eCommerce ;
- Intégration des fonctionnalités de type gamification (crédits, badges, points, duels …) ;
- Gestion « multi-site » pour gérer divers espaces et profils ;
- Rapidité de déploiement dans tout type de contexte.
En définitive, proposer à vos nouvelles recrues une expérience d’apprentissage en ligne permet de réduire les coûts et les délais de formation, en plus de favoriser l’engagement et la rétention des nouveaux talents au sein de l’entreprise.
