Comment bien choisir sa plateforme LMS ?

LMS : Comment choisir sa plateforme et son fournisseur ?

Le marché des plateformes de formation en ligne est un marché florissant et en constante évolution. On y retrouve une multitude d’offres, parfois concurrentes, parfois complémentaires et il peut être difficile de s’y retrouver.

Dans cette jungle d’outils et autres logiciels, les plateformes LMS (Learning Management System) sont les logiciels vous permettant de gérer vos contenus de formations et vos apprenants. Cependant il n’en reste pas moins difficile de faire un choix car l’offre des fournisseurs de plateformes LMS est étendue et la décision d’achat d’une plateforme de formation aura un impact sur toute votre organisation.

Alors comment choisir votre LMS ? Sur quels critères basé votre choix ? C’est que nous allons voir ensemble dans ce nouvel article.

Qu’est-ce qu’une plate-forme LMS ?

• Learning pour la formation, l’apprentissage,
• Management pour la gestion et l’organisation des contenus de formation en ligne et des apprenants,
• System pour matérialiser le fait que l’on utilise un logiciel informatique.

Le LMS est donc un système de gestion informatique qui permet de gérer l’évolution de la formation au sein d’une organisation, quelle que soit sa taille : PME ou grande entreprise.

Dans le contexte actuel de transformation et d’accélération digitale, les plateformes de formation ont un rôle essentiel et offrent un accès à la formation rapide et efficace, et ce en toutes circonstances.

Maintenant que nous avons revu rapidement les bases, voyons comment bien choisir votre plateforme LMS en fonction des besoins de votre organisation ?

Pour cela, nous avons listé 8 questions qu’il nous semble indispensable de se poser afin de bien prendre en compte tous les éléments du projet et faire le meilleur choix possible.

Quelle plateforme eLearning choisir ?

#1 : Qu’attendez-vous de votre plateforme de formation en ligne : quels sont vos besoins à court et long terme ?

Cette première étape est capitale pour définir le contexte de votre projet et de prendre du recul. Avec votre équipe, prenez le temps nécessaire pour évaluer vos problématiques et vos besoins à court, moyen et long terme.

Vous pouvez commencer par faire un audit de l’existant, au niveau technique, organisationnel et fonctionnel, et lister ce qui fonctionne et ce qui mériterait d’être amélioré.

Comment pourriez-vous améliorer le dispositif de formation au sein de votre organisation ? Quelles sont les attentes de vos public-cibles ? Vous ont-ils déjà fait remonter des points de blocage ou d’amélioration ?

Pour cela, vous pouvez directement aller les interroger via des interviews, enquêtes ou sondages. En tant qu’utilisateurs finaux, ils sont les mieux placés pour vous orienter vers les critères de choix à prendre en compte dans votre rechercher de la meilleure plateforme LMS pour votre entreprise. De plus, écoutez vos apprenants et prendre en compte leurs observations sera bénéfique pour garantir le succès de votre projet LMS.

#2 : Pensez à votre stratégie et vos objectifs business plutôt qu’aux fonctionnalités

Pour orienter votre projet et choisir une plateforme adéquate, pensez d’abord à votre stratégie et à vos objectifs business plutôt qu’aux fonctionnalités. Quelle stratégie formation souhaitez-vous mettre en place et quels objectifs va t-elle servir ? Quelles cibles allez-vous toucher : externes avec vos clients/ partenaires et/ou internes avec vos collaborateurs ? Montée en compétences ? Communauté apprenante ? Performance commerciale ? Meilleure intégration des nouveaux collaborateurs ? Conformité ?

Une fois vos enjeux, challenges et problématiques business définis, les fonctionnalités importantes dont devra disposer la plateforme LMS découleront d’elles-mêmes.

En effet, établir sa recherche de plateforme de formation sur les fonctionnalités uniquement peut s’avérer être un terrain glissant car chacun de vos interlocuteurs aura des idées, souhaitera des fonctionnalités plus ou moins innovantes, sans forcément avoir la vision de l’objectif final. C’est pour cela qu’il est primordial de le définir clairement afin de le garder en tête tout au long du projet et d’éviter de s’en éloigner.

Pour définir vos objectifs, vous pouvez également lister les bénéfices attendus du point de vue de l’apprenant, de la hiérarchie de l’apprenant, du commanditaire de la formation ou encore du services informatique.

#3 : Faites le point avec vos équipes : de quelles ressources disposez-vous ?

Un autre point important à prendre en compte avant de se lancer dans sa recherche de learning management system est celui des ressources et contraintes de mise en œuvre. Quelles sont vos contraintes au niveau :

· de délais de mise en œuvre

· techniques (équipements, réseau, etc.)

· sécurité et confidentialité des données

· budgétaire

· organisationnel

Faites également la liste des ressources (notamment humaines et techniques) disponibles pour les différentes étapes du projet : recherche, prise de décision, implémentation, etc. Pensez aussi aux ressources et compétences mobilisables pour animer le dispositif et géré la plateforme une fois lancé.

#4 : Mettez-vous dans la peau des utilisateurs finaux de votre plateforme : Quels sont leurs usages et quelle(s) expérience(s) souhaitez-vous leur offrir ?

Qui sont vos utilisateurs ?

En fonction des cibles d’apprenants que vous visez, les expériences de formation peuvent varier. En effet, si vous vous adressez à vos collaborateurs ou à vos clients, vous ne fournirez certainement pas les mêmes expériences et contenus.

Pour comprendre au mieux les usages de vos utilisateurs finaux, vous pouvez, comme en marketing, définir votre ou vos persona(s). Il s’agit de personnages fictifs représentant votre apprenant idéal.

«Un persona est un personnage imaginaire représentant un groupe ou segment cible dans le cadre du développement d’un nouveau produit ou service ou d’une nouvelle activité. Le persona est généralement doté d’un prénom et de caractéristiques sociales et psychologiques. Plusieurs personas peuvent être utilisés pour un même projet de développement. »

Vous pouvez créer des fiches persona reprenant les éléments démographiques et comportementales : Identité, Motivation, Objectif(s), Freins, Habitudes.

L’idée est de vous mettre dans la peau de vos apprenants et de comprendre les questions qu’ils se posent et ce qui les poussent ou freinent à se connecter à votre plateforme de formation en ligne.

Comme mentionné dans le point #2, aller interviewer vos apprenants directement est le meilleur moyen d’obtenir des informations pertinentes et au plus proche de la réalité.

Ainsi, vous pourrez adapter votre offre de formation en fonction de vos cibles: clients internes (collaborateurs, managers, formateurs) ou externes (clients, partenaires, réseaux de distribution, etc.)

Quelles expériences souhaitez-vous offrir à vos apprenants ?

L’idée ici est de réfléchir à l’expérience de formation que vous souhaitez offrir à vos apprenants via la plateforme LMS, notamment en termes de :

• option de personnalisation : graphique (image de marque), fonctionnel et ergonomique,
• gamification : utiliser les leviers du jeu au sein de votre dispositif pour engager et fidéliser,
• social learning et communauté d’apprenant : mise en relation entre apprenants,
• interactions : forums de discussion, blogs, partages, likes, feedbacks,
• managers et formateurs : outils dédiés pour gérer les équipes et les sessions de formation/coahcing,
• responsive learning ou application mobile : possibilité de se former depuis un smartphone/tablette.

Il est également important de prendre en compte l’expérience des gestionnaires de formation (administrateurs), auteurs et formateurs. Ce sont eux qui seront le moteur du dispositif et qui le feront vivre. La gestion des utilisateurs, des contenus de formation, de la communication au sein du LMS, doit donc être une expérience agréable et fluide.

#5 : Quel type de contenu sera créé/intégré au sein de la plateforme ?

Une plateforme LMS n’est rien sans contenus. Demandez-vous de quelles activités de formation, contenus, évaluations ou encore moyen de communication vous aurez besoin pour soutenir votre stratégie ?

• Activités de formation

Quelles typologies de formations sont à mettre en place ? Cela peut être des e-learning, questionnaires, ressources pédagogiques, classes virtuelles, présentiels, contenus immersifs en réalité virtuelle et/ou augmentée, etc. Pensez également à la volumétrie et aux règles de séquencement souhaitées.

• Création de contenus de formation

Avez-vous besoin de pouvoir créer du contenu contenu eLearning et/ou questionnaires directement depuis la plateforme via un éditeur de cours ? Combien de personnes participeront à la création de contenus et parcours pédagogiques ?

• Questionnaires et évaluations

Quelle typologies de questionnaires et évaluations sont à mettre en place au sein de la plateforme LMS ?

• Communication

Listez vos attentes concernant les outils de communication.

Avec ces 4 éléments de contenus en tête, vous serez ainsi en mesure de savoir si vous avez besoin d’une plateforme de formation intégrant un outil-auteur (LCMS) ou encore la possibilité d’envoyer des communications directement depuis la plateforme.

#6 : Quel est l’écosystème dans lequel devra s’intégrer votre LMS ?

Votre Learning Management System viendra sans doute compléter l’écosystème SI de votre entreprise. A ce titre, et pour fluidifier les échanges et mises à jour de données il pourra être intéressant de faire communiquer la plateforme LMS avec les autres outils que vous utilisez : CRM, SIRH, intranet, etc.

Pensez donc à détailler l’intégration à votre écosystème SI et les interfaçages qui devront être mis en place au moment du déploiement.

#7 : Quels sont les indicateurs de performance que vous souhaitez pouvoir suivre dans votre learning management system ?

Pour valider l’atteinte des vos objectifs, vous devez pouvoir être en mesure de faire des analyses et démontrer vos résultats grâce à des indicateurs. Demandez-vous comment saurez-vous que l’objectif business est atteint ? Et quels seront vos indicateurs clés de performance (satisfaction, efficacité, retour sur investissement) ? Sous quelle forme souhaitez-vous avoir accès à ces résultats ?

#8 : Quels sont les services d’accompagnement dont vous avez besoin ?

Mettre en place un dispositif d’apprentissage en ligne demande souvent beaucoup de temps et d’énergie. Etre bien accompagnés dans ce projet est primordial. Réfléchissez donc aux attentes spécifiques en matière d’options d’accompagnement au changement, gestion de projet, formation, services associés et support que vous souhaitez avoir lors de la mise en place du LMS.

Une fois que vous aurez pris le temps de réfléchir et répondre à ces différentes questions avec précision, il sera beaucoup plus facile de choisir la solution adaptée à vos objectifs. Cette étape d’avant-projet peut paraître fastidieuse mais elle vous permettra de gagner beaucoup de temps par la suite et de mettre toutes les chances de votre côté pour choisir le bon LMS/LCMS et faire de votre projet d’implémentation de plateforme LMS un succès !